未経験から総務へ転職は難しい?必要なスキル5選と転職成功5つのポイント

「未経験から総務へ転職したい!」と考える一方で、

  • 経験者じゃないと転職は厳しいのか?
  • 総務に必要なスキルや経験を知りたい
  • 未経験から総務へ転職する方法を知りたい

と悩んでいませんか?

そこでこの記事では総務への転職について調べ尽くした私が「未経験からの総務への転職難易度」から「おすすめの転職エージェント」について紹介します。

takeda
takeda
この記事の内容を実行すれば、誰でもきっと未経験から総務へ転職できますよ!

未経験では総務への転職は厳しい?

結論から言うと、未経験だからと言って総務への転職が難しいわけではありません。ただですね。少ない求人数に応募者が殺到するので、ライバルが多いのも事実です。

転職難易度が高いと感じてしまう原因
  • 総務は会社の利益に直結する営業部などを支援する間接部門。総務自体の人数が少ないため。
  • 会社によって総務で欠員が出ても、経理や人事からの異動で賄う企業が多いため。

しかし、総務部への転職に有利な経験やスキルがあれば、内定を勝ち取れる可能性はあるんです。そのため、未経験でも挑戦する価値はありますよ!

総務の仕事内容は主に6種類ある!

総務の6種類の仕事内容
  1. 備品管理・購買
  2. 福利厚生制度の実施、社内行事の運営
  3. 法務関係業務(契約、契約書管理など)
  4. 来客、電話対応
  5. 労務管理、給与計算
  6. 採用業務(人事業務)

総務の仕事は幅広く「何でも屋」と呼ばれています。ただですね。企業規模によっては、人事部や経理部が設置されており、総務の仕事内容が細分化される場合があります。

まずは一般的な総務の業務内容をチェックしてみましょう。

備品管理・購買

総務の業務内容の1つ目は、備品管理・購買です。

例えば、筆記用具・名刺・PC・デスク・ロッカーなどの補充・管理をしたり、コピー機・電話などレンタル品の修理を業者に頼んだりします。

「無駄に在庫を抱えていないか」「適正な価格で購入できているか」などコスト面でシビアな視点が必要になります。

福利厚生制度の実施、社内行事の運営

総務の業務内容の2つ目は、福利厚生制度の実施と社内行事の運営です。

福利厚生制度の実施と社内行事の運営の例
  • 福利厚生制度の実施:福利厚生が実施されるように、社員に必要書類の提出を求める。健康診断では、病院の予約から結果の送付まで行う。
  • 社内行事の運営:忘年会や社員旅行など定期開催イベントの運営を担当する。

他の部署が仕事に集中できるよう、会社の裏方的な役割が多めですね。

法務関係業務(契約、契約書管理など)

総務の業務内容の3つ目は、法務関係業務です。

  • 外部との契約
  • 特許
  • 著作権
  • 知的財産権

これらのような権利を守るために必要な対応をしたり、逆に他社の権利を犯さないように確認したりする責任重大な業務ですね。

来客、電話対応

総務の業務内容の4つ目は、来客と電話対応です。総務は会社に訪れる取引先の社員と一番最初にコンタクトを取る可能性が非常に高いんです。

また、電話業務もまずは総務部が窓口となり、営業部や企画部など他部署につなげます。そのため、総務の対応が悪いと会社の印象を下げかねません。

労務管理、給与計算

総務の業務内容の5つ目は、労務管理と給与計算です。

労務管理と給与計算の詳しい業務内容
  • 労務管理:各部署の長を通してきた勤怠関係の書類や残業記録を処理する。
  • 給与計算:基本的には経理が担当する業務。しかし、企業規模によっては総務が請け負う場合がある。

総務の業務は多種多様です。そのため「この業務も総務がやるのか…。」と不満を持たないように、担当する業務範囲についてはあらかじめ調べておく必要がありますね。

採用業務(人事業務)

総務の業務内容の6つ目は、採用業務です。会社規模によっては、総務が採用や経理の仕事を兼任している場合があるんです。

具体的な人事業務の内容
  • 面接日程の調整
  • 求人掲載メディアとの打ち合わせ
  • 会社説明会の企画・運営

応募者よっては採用担当者の対応が企業の印象に直結するので、非常に重要な役割ですね。

総務の平均年収は428万円!

企業口コミサイトの「転職会議」の調査によると、総務の平均年収は428万円でした。年齢ごとの平均年収は以下の通りです。

年齢平均年収
20代前半338万円
20代後半379万円
30代439万円
40代以上522万円

国税庁の調査によると、25〜29歳の平均年収は370万円でした。つまり、総務の仕事では平均水準の年収がもらえますね。

あなたは当てはまる?総務に向いている人の5つの特徴・スキル

総務に向いている人の5つの特徴・スキル
  1. スケジュール管理ができる
  2. 主体的に行動できる
  3. コミュニケーション能力がある
  4. 地味な作業もコツコツこなせる
  5. 業界・業務に関する専門知識を有している

一般的に総務には黙々と事務作業を行うイメージが定着しているかもしれません。ただですね。間違っていませんが、他にも総務には必要な適性があるんです。

そこでここでは、総務に向いている人の特徴・スキルを5つ紹介します。

スケジュール管理ができる

総務に向いている人の特徴・スキルはスケジュール管理ができることです。

取引先と自社のやりとりを仲介する場合も多く、スケジュールを正しく把握していないと、大きな損失になりかねません。

そのため、漏れのないスケジュールとタスク管理ができるしっかり者が総務に向いていますね。

主体的に行動できる

総務に向いている人の特徴・スキル2つ目は主体的に行動できることです。クレーム対応や自分の知らない質問をされた場合は柔軟な対応力が求められるためです。

例えば、自分で判断できない質問をされた時は、誰に指示を仰げばいいのか、その内容に詳しい部署や人を把握しておく必要がありますね。

そのため、他部署の人が業務を円滑に行うために「自分は何ができるのか」を考えて、行動できる人が向いていますね。

コミュニケーション能力がある

総務に向いている人の特徴・スキル3つ目はコミュニケーション能力があることです。総務部は社内外の人とやりとりする場面が多いためです。

社内外の人とのやりとりの例
  • 電話の取り次ぎ
  • 来客の案内
  • 社内からの雑多な質問

そのため、誰とでも円滑なコミュニケーションをとれる能力+ビジネスマナーが身についていることが最低条件ですね。

地味な作業もコツコツこなせる

総務に向いている人の特徴・スキル4つ目は地味な作業もコツコツこなせることです。総務の仕事は細かい確認も多く、黙々と作業をするのが苦になるタイプには厳しいためです。

作業の例
  • 書類のコピーのファイリング
  • 株主総会のプレゼン資料作成
  • 備品管理

特に株主総会の資料の場合、ミスがあれば会社の信頼が落ちてしまいます。そのため、黙々と丁寧に作業をこなすことに耐性がある人の方が良いですね。

業界・業務に関する専門知識を有している

総務に向いている人の特徴・スキル5つ目は、業界・業務に関する専門知識を有していることです。

専門知識がないと積極的に動けず、基本的なミスをしてしまう場合があるためですね。

例えば、未経験でIT業界の総務になった場合、専門用語を知らないと電話を取り次ぐだけでも一苦労です。

そのため、総務を目指す場合は会社と関わりがある業界・業種を調べていくor前職と同じ業界を目指すことをおすすめします。

【未経験必見】総務へ転職するための5つのポイント

未経験者が総務へ転職するための5つのポイント
  1. 小まめに求人をチェックしておく
  2. 会社によって求める人物像が異なるので確認しておく
  3. 志望動機を作成するために「前職の部署から見た総務の魅力」をまとめておく
  4. 総務への転職で有利になる資格を取得しておく
  5. 転職エージェントを利用する

ここまでで、

  • 総務の転職難易度は高くないが、求人数が少ない
  • 業務内容は企業規模によって異なる

ということが分かりました。ここではいよいよ、未経験者が総務への転職を成功させるためのポイントを5つ紹介します。

takeda
takeda
総務への転職はスペックだけでなく、情報へのアンテナの高さも重要です。

総務への転職で知っておくべき情報を活用して、内定をゲットしましょう!

小まめに求人をチェックしておく

総務の求人が欠員が出た場合のみ募集がかかるので、小まめに求人をチェックしておきましょう。総務の仕事を通年採用することは珍しいためです。

また、総務は1求人あたりの採用人数も1〜2名と多くありません。

事実、MS-Japanの調査によると、総務の有効求人倍率は他の職種に比べて低い水準でした。

有効求人倍率(2019年7月)
  • 人事・総務部門:0.54倍
  • 全職種:1.59倍

そのため、転職エージェントや転職サイトに登録し、求人情報へのアンテナを高くしておきましょう。

会社によって求める人物像が異なるので確認しておく

会社によって求める人物像が異なるので確認しておいてください。大企業とベンチャー・中小企業では行う仕事内容が異なるためです。

企業規模別の業務内容
  • 大企業:人事部・経理部などの部署が細分化されている。雑用的な仕事が増える。
  • ベンチャー・中小企業:総務部だけでなく、他の部門も兼任している場合が多い。また、1人で全ての総務業務を担当する可能性もある。

そこで大企業では気配りや配慮ができ、細かい業務にも黙々と対応できる人がおすすめです。一方、ベンチャー企業では幅広い業務を早くこなせるスキルが必要になりますね。

志望動機を作成するために「前職の部署から見た総務の魅力」をまとめておく

志望動機を作成するために「前職の部署から見た総務の魅力」をまとめておきましょう。

前職の部署から見た総務の魅力の例
  • 新人時代、総務の方のアドバイスのおかげで円滑に業務を覚えられた
  • 総務部の方のクレーム対応のおかげで損失額が最小限で済んだ

これらが総務を志望している理由になります。加えて「前職の経験で総務の仕事に活かせそうな内容」をアピールしましょう。

例えば「現職では知識0の状態のお客さんにも伝わるような説明を心がけています。この能力は他部署との連携の際に役立つと思い、応募させていただきました。」などですね。

特にベンチャーや中小企業では様々な部門を兼任しているので、他の職種の経験が総務で役立つ場合が多いんです。

そのため「なぜ総務職を志望するのか?」+「総務で活かせる前職の経験」を伝えましょう。

総務への転職で有利になる資格を取得しておく

総務への転職で有利になる資格を取得してみてください。

総務への転職で有利になる資格
  • 日照簿記:会計知識に関する検定。部署や企業のお金の流れを理解して、サポートを行う場面が多いため。
  • 社会保険労務士:労務・社会保険に関する検定。労働法に従った働き方ができているのか、アドバイスができるため。
  • 人事総務検定:人事・総務の実務に関する検定。人事・労務管理・年金に関わる総合的な知識が身に付くため。認定講座を修了するだけなので、取得がしやすい。
  • MOS:Officeソフトのスキルを問う検定。Word・Excel・PowerPointなどのPCスキルを証明できるため。

これらの資格は取得しておいて損はありません。ただですね。資格取得が内定に直結するわけではないので、総務の求人が出たら資格の勉強中でも迷わず応募してくださいね。

選考では「資格取得に向けて勉強中」とアピールするだけでも、総務の業務へ前向きな印象をつけることができますよ!

転職エージェントを利用する

総務への転職を成功させたい場合は、転職エージェントを利用するのをおすすめします。

転職エージェントを利用すべき3つの理由
  1. 総務の求人を豊富に保有している
  2. 転職のプロであるキャリアアドバイザーからのサポートが受けられる
  3. 推薦状により選考で有利になる

総務の採用枠は1求人に対して1〜2人程度なので、応募数を増やしていくしかありません。エージェントなら総務の求人を多数保有しており、内定率が上がりやすいんです。

キャリアアドバイザーは転職活動のプロです。転職ノウハウが豊富なので、転職相談だけでもしてみる価値はありますね。以下の内容を中心にサポートを行ってくれますよ。

転職エージェントのサポート内容
  • 無料カウンセリング
  • 求人紹介
  • 面接対策
  • 応募書類の添削
  • 内定後の収入交渉
  • 面接日の日程調整
  • 推薦状の記入

アドバイザーは企業へ推薦状を提出してくれます。キャリアアドバイザーと掲載企業の採用担当者は密接な関係を築いてる場合が多いんです。

推薦状があれば「〇〇さんの担当なら未経験者でも選考してみよう」となる可能性が高まります。

そのため、未経験から総務への転職を有利に進めたい場合は、エージェントを利用してみてはいかがでしょうか。

総務への転職成功談・失敗談

ここでは総務への転職成功談と失敗談を紹介します。

総務への転職でおすすめの転職エージェント3選

← 横にスクロールできます →
エージェント名総務の求人数サポートの質おすすめ度
リクルートエージェント

約450件
+非公開求人

知識・実績豊富な
アドバイザーが多い
4.8
doda転職エージェント

約350件
+非公開求人
スカウト+求人紹介により
効率的な転職活動を実現
4.5
パソナキャリア

約440件
+非公開求人

女性の転職支援にも
力を入れている
4.3
※上記の情報は2020年12月時点のものです。

このように、転職エージェントはそれぞれ求人数やサポート内容が異なります。

これだけ見ると、どれを選ぶべきか分かりにくいと思います。そこでここからは、上記のデータをもとに、総務へ転職する際におすすめのエージェントを見ていきましょう!

リクルートエージェント

リクルートエージェントでは、ベンチャーから大手企業まで幅広い求人を掲載中です。

経験豊富なアドバイザーとの無料面談により、自分の適性が分かります。そのため、入社後のことも考えた企業選びが可能ですよ!

takeda
takeda
アドバイザーは推薦状により、求職者を企業へプッシュしてくれます。

そのため、ライバルが多くても、選考が有利に進む可能性が高いですね。

総務へ転職したいけど、

  • どんな企業へ転職できるか分からない
  • 推薦状により企業へプッシュしてほしい

という場合は、まずはリクルートエージェントに登録して面談で相談してみるのがおすすめです!

詳細ページ 公式HP

doda転職エージェント

doda転職エージェントでは求人サイトと転職エージェントを両方利用できます。欠員補充の求人が出た場合はスカウトメールでいち早く知ることができるのが強みですね。

takeda
takeda
運営元の転職ノウハウが豊富なので、総務への効率的な転職方法を転職フェアやアドバイザーから教えてもらえます。

レアな求人の総務職を見逃さないためにも、登録しておいて損はない転職エージェントですよ!

詳細ページ 公式HP

パソナキャリア

パソナキャリアは「2020年のオリコン顧客満足度調査1位」を獲得したサポート力に定評があるエージェントです。質問へのレスポンスが早く、求職者を不安にさせません。

加えて、厳選された求人は管理職や東証一部上場企業など質の高いものが揃っています。

takeda
takeda
2016年から女性活躍推進コンサルチームを設置。

女性のアドバイザーも在籍しており、女性のキャリア構築に協力してくれますよ。

ただですね。地方の求人が少なく、応募できる求人は都心部に限られてしまうんです…。

そのため、地方での転職を検討している場合は前述したリクルートエージェントやdoda転職エージェントを利用してみてください!

詳細ページ 公式HP

総務への転職に関するQ&A

ここでは、総務への転職に関するQ&Aをまとめました。気になるところがあれば、チェックしてみてくださいね。

総務の仕事のツラいポイントは?

総務の仕事のツラいポイントは、以下の通りです。

  • 仕事の成果が見えにくい:総務は営業職のように個人の成果をアピールするのが難しい。
  • 社員からクレームを受けることがある:総務には依頼や相談が持ち込まれる。早く解決してほしいので、苛立ちからクレームになる場合がある。
  • マルチタスクをこなせないと業務に追われる:様々な業務が一度に集中することが多く、ミスを招きやすい。

総務の仕事は会社全体のサポート業務なので、各部署との板挟みになったり、自分が関与していない業務で怒られたりする場合もあります。

そのため、転職する前に以上のネガティブな部分を把握し、自分が本当に総務へ転職したいのかを自問自答してみてください。

総務の仕事のやりがいとは?

総務の仕事のやりがいは、以下の通りです。

  • 部署同士のトラブルを解決する:総務は会社全体を見られる立場なので、調整役になれる。部署を超えた社内の問題に気付けるため。
  • 会社が抱える問題点に気付ける:書類やお金の流れを把握しており、時間やお金のロスの発生源に気づきやすいため。業務の効率化進める案を出せる。
  • 社員から感謝されやすい:総務の業務は「やるのが面倒なこと」が多い。気配りや配慮次第で「助かった」と社員が実感する場合があるため。

前述したようなツラいことだらけではありません!総務へ憧れを抱いているのなら、迷わずに挑戦してみることをおすすめします。

総務への転職を成功させるためのノウハウまとめ

総務への転職を成功させるためのノウハウまとめ
  1. 総務の転職難易度は高くないが、求人数が少ない
  2. 業務内容は企業規模によって異なる
  3. 総務への転職ならエージェントの利用がおすすめ

未経験だからと言って総務への転職が難しいわけではありません

ただですね。求人数・採用数が共に少ないレアな求人なので、少ない椅子をライバルと奪い合うことになるんです…。

そこで欠員補充の求人が出たら、いち早く応募しましょう。

また、気配りができ、細かい業務にも対応できるなら大企業、幅広い業務を早くこなせるならベンチャー企業など自分の適性に合った企業を選ぶことが内定獲得への近道です。

本当に転職を有利に進めたいなら転職エージェントの利用がおすすめですね!

これらの転職エージェントを利用してみてください。

総務への転職を迷っている場合は、まずは転職エージェントの無料相談だけでも受けてみてはいかがでしょうか。