転職で入社時・退職時に必要な書類一覧【もう手続きに困らない!】

  • 内定後はどんな書類が必要なんだろう…
  • 書類の提出が間に合わない場合はどうしたらいいんだろう…
  • 必要書類はどこから入手すればいいんだろう…

入社手続きに必要な書類は、普段はあまり目にする機会の少ない書類なので、上記のような不安を抱えている方も多いのではないでしょうか?

本記事では、転職先企業へ提出する書類にはどのようなものがあるのか、入手元や提出が間に合わない場合の対処法などもご紹介していきます。

本記事を参考に、入社手続きをスムーズに進めて、問題なく仕事が進められるようにしっかり準備していきましょう!

転職先への入社時に提出が必要な書類一覧

転職先への入社時に提出が必要となる書類をご紹介していきます。転職先企業へ提出する必要がある書類には

  • 多くの企業で提出を求められるもの
  • 企業によって提出を求められるもの

の2パターンに大きく分けられます。

以下では、それぞれのパターンに分けてご紹介していくので参考にしてみてください。

多くの企業で提出を求められる書類一覧

入手できる場所 書類
退職企業 雇用保険被保険者証
源泉徴収票
年金手帳
転職先企業 給与振込先届書
扶養控除等申告書
給与振込先届書

まずは、ほとんどの企業で提出を求められる書類をまとめてみました。

退職企業から入手すべき書類については「退職先から受け取る必要がある書類一覧」で解説しているので、本項では上記の転職先企業で求められる書類に絞って説明していきます。

給与振込先届書

給与の振込先を記載する書類です。

入社前に渡されて事前に提出を求められるケースもあれば、初出勤日に記入して提出を求められるケースもあり、企業によって異なります。

企業によっては通帳のコピーを求められるケースもあるので、転職先企業の指示にしたがって必要書類を用意してください。

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給与の振り込みに銀行印は不要なので、振込先届書に押印する印鑑は認印(シャチハタなど)で問題ありません。

扶養控除等申告書

扶養している家族の有無について会社に申告するための書類であり、扶養家族の有無に関わりなく、提出が必要となる書類です。

社会保険や障がい者控除の加入手続きにも必要になります。

転職先の企業から申告書を渡されますので、必要事項を記入して転職先の企業に提出してください。

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扶養家族がいる場合に、税金の負担を軽減できるのが扶養控除です。

扶養控除等申告書を提出することで、転職先でも扶養控除を受けることができるので、扶養家族がいる場合には忘れずに提出しましょう。

健康保険被扶養者異動届

扶養控除申告書とは異なり「扶養家族がいる場合」に提出する必要がある書類です。

転職した場合、転職先企業の健康保険に加入することになるので、扶養家族の加入手続きが必要となります。

転職先企業から受け取ったフォーマットに必要事項を記入し、提出してください。

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見慣れないフォーマットや書式なので、どう書いて良いか分からない場合には、転職先企業の担当者に確認してください。

提出が求められる場合がある書類一覧

入手できる場所 書類
退職企業 健康診断書
退職証明書
転職先企業 入社承諾書
雇用契約書
身元保証書
従業員調書
居住している市区町村の役所 住民票記載事項証明書

次に、提出を求められる可能性のある書類をご紹介していきます。

転職先企業によって異なるので、提出を求められても対応できるように「多くの企業で提出を求められる書類一覧」と併せて用意しておくのがおすすめです。

それぞれの書類について、以下で解説していきます。

健康診断書

転職先企業によっては、健康診断書の提出を求められる場合があります。

現職で受けた健康診断書であれば、現職の会社に請求すると発行してもらえるので確認してみてください。

入社日までに改めて受信した健康診断書の場合、発行までに時間がかかるケースがあるので、発行日を確認して転職先企業に報告してください。

また、受信にかかる費用も実費なのか会社負担なのか、併せて確認してください。

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健康診断の費用は、法的には会社側が負担するものと解釈できます。

ただし、会社側から「自己負担」で指示される場合もあるので、負担が難しい場合は相談するようにしてください。


<労働安全衛生法の第66条>
事業者は、労働者に対し、厚生労働省令で定めるところにより、医師による健康診断を行わなければならない。
出典:労働安全衛生法

<昭和47年9月18日基発第602号>
健康診断の費用については、法で事業者に健康診断の実施の義務を課している以上、当然、事業者が負担すべきものである
出典:労働安全衛生法および同法施行令の施行について

退職証明書

退職証明書は、現職を退職したことを証明する書類で、現職に依頼することで発行することができます。

退職証明書を提出してもらうことで、退職理由や履歴書の記載内容が正しいか確認している企業が多いですね。

過去に採用手続きでトラブルがあった企業などは、入社後のトラブルを避けるために、退職証明書の提出を求める傾向にあります。

あなたの経歴を疑っているわけではないので、求められたら提出するようにしてください。

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退職証明書は、退職日が決まっていれば退職前に発行してもらうことも可能です。

転職時にきちんと書類を揃えるためにも、前もって発行してもらった方が安心ですね。

入社承諾書

転職先企業が、あなたに対して正式に内定を出したことを証明する書類で、提出することで最終的に入社の意思を確認する意味も含まれます。

企業によっては、入社宣誓書も兼ねている場合があるので、内容を良く読んでから、署名・捺印するようにしてください。

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入社意思を正式に表明することにもなりますので、

  • 入社日
  • 給与
  • 業務の内容

は最低でも確認することが大切ですね。

雇用契約書

「賃金」「労働時間」など、労働条件を明らかにした書類で、署名・捺印をし、入社日に提出する場合が多いです。

雇用契約書には給与や待遇を含めて、転職後の労働条件が記載されています。

最低でも、以下のようなポイントはしっかり確認して、転職後に「最初に聞いていた話と違う…」といったことにならないようにしてください

  • 残業時間
  • 賃金
  • 休日日数
  • 入社日
  • 就業場所

不明な点があれば、転職先企業の担当者に確認するなど、慎重に確認してくださいね。

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雇用契約書に記載されている条件で働くことになるので、内容のチェックは非常に大切です。

身元保証書

何か起きた場合に、本人と連帯して賠償責任を負うことを連帯保証人が保証するための書類です。

主に、高額な商品を取り扱っているような企業への転職などで、提出を求められるケースが多いですね。

また、金融機関などへの転職でも、提出を求められるケースが多くあります。

身元保証書は、連帯保証人による署名・捺印が必要となりますので、保証人に依頼して記入してもらう必要があります。

ご家族に依頼する場合が多いですが、ご家族以外でも問題ない場合があるので、転職先企業に相談してみてください。

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身元保証書には、大きく以下の二つの意味があります。

  • 会社に損害を与えた場合の損害賠償責任に備えるため
  • 社会人として誠実に会社に勤務させることを第三者が保証する

ただし、損害賠償請求されるケースはほとんどなく、一般的には、後者の意味合いで提出させる企業がほとんどですね。

従業員調書

従業員調書は、人事管理のための書類で、従業員のご家族の情報などを記載して提出する書類です。

現在では履歴書で代用する企業が増えてきたので、従業員調書を提出させる企業は少ないですが、提出を求められるケースもあります。

提出が必要な場合には、捺印をして提出してください。

住民票記載事項証明書

履歴書に記載された住所を証明するために、住民票記載事項証明書の提出が必要となる場合があります。

発行のために記入が必要な書類は転職先企業から渡され、発行の手続きは、居住している市区町村の役所で行います

発行するためには以下のものが必要となるので、忘れず持参してください。

  • 記入した書類
  • 印鑑
  • 本人確認書類(運転免許証など)

住民基本台帳カードを持っていればコンビニでも発行が可能なので、役所へ行く時間がない人でも手軽に発行できますね。

退職先から受け取る必要がある書類一覧

退職先から受け取る必要がある書類一覧
  • 雇用保険被保険者証
  • 源泉徴収票
  • 年金手帳
  • 離職票

転職に必要な書類には、退職先の企業から入手しなくてはならない書類もあります。

受け取り忘れのないように以下でご紹介しますので、参考にしつつ、必要書類を集めてください。

雇用保険被保険者証

雇用保険に加入していることを証明する書類が、雇用保険被保険者証です。

雇用保険の加入手続きは会社が進め、雇用保険被保険者証を保管しているため、退職するタイミングで受け取り転職先企業に提出します。

紛失してしまってもハローワークで再発行が可能ですが、発行までに時間がかかるので、なくさないように、大切に保管しておいてください。

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雇用保険被保険者証には7年の有効期限があり、前職を退社して7年以上経過しているような場合、データが削除されている可能性があります。

その場合は、再就職先で新しい番号を発行してもらわなければなりません。

詳しくは以下の記事で解説しているので、必要でしたらご参照ください。

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源泉徴収票

源泉徴収票は、確定申告や年末調整に必要となる書類で、転職先の企業に提出する必要があります。

転職先企業で年末調整を行わない場合には提出する必要はありませんが、その場合、自分で確定申告をする必要があります。

年末調整をする場合でも、自分で確定申告する場合でも、源泉徴収票は必要となりますので、必ず受け取り、大切に保管しておいてください。

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退職後、年をまたいで転職する場合には注意が必要です。

この場合、転職先企業での源泉徴収ができないので、自分で確定申告をする必要があります。

転職時期や転職タイミングには注意が必要です。

年金手帳

年金手帳は、公的年金への加入者であることを証明する書類で、厚生年金の加入手続きに必要となります。

退職する際には、年金手帳を必ず退職企業から受け取り、転職先企業へ提出してください。

転職先企業によっては、年金手帳の原本ではなくコピーの提出でも良い場合があるので、転職先企業に確認して用意すると良いですね。

また、年金手帳の代わりにマイナンバーを求められる場合もあるので、マイナンバーを事前に確認しておくのもおすすめです。

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年金手帳の色は、年金に加入した時期によって以下のように異なります。

  • 昭和49年11月から平成8年12月に加入:オレンジ色
  • 平成9年1月以降に加入:青色

離職票

離職票は、雇用保険の失業給付を受け取るために必要となる書類で、離職したことを証明する公的な書類です。

転職の際は、転職企業が退職したことが確実であるか裏付けるために、離職票の提出を求めてくる場合もあります。

現職を退職することで離職票が発行されますので、失業給付を受ける必要がなくても、大切に保管してください

もし紛失してしまった場合は、ハローワークで再発行ができるので、再発行手続きを行ってください。

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離職票と似た書類に「退職証明書」があります。両者の違いは以下のとおりなので、混同しないようにしてくださいね。

  • 離職票:国から発行される公的な文書。会社を退職すると必ず発行される。
  • 退職証明書:退職を証明する書類で会社が発行するもの。請求しないと発行されない。

会社から提出を求められるのは「離職票」がほとんどなので、心配な場合は確認して用意しましょう!

参考:退職時に返却が必要な書類一覧

ここでは、参考として、退職時に企業に返却が必要となる書類をご紹介していきます。

転職には直接関係はありませんが、返却書類が揃わなくて退職手続きに支障が出ると、転職手続きにも影響する可能性があります。

以下のような書類があることを把握しておき、退職手続きがスムーズに進むように準備しておいてください。

<退職時に返却が必要な書類一覧>

  • 健康保険被保険者証
  • 会社のセキュリティカード・入館カード
  • 社員記章・身分証明書
  • 名刺
  • 制服や支給されているパソコンなど
  • その他、会社から貸与されている物品

転職に必要な書類を入手する際に注意したいポイント

転職に必要な書類を入手する際に注意したいポイント
  • 書類によっては入手までに時間がかかる
  • 入社日から逆算したスケジュール管理が大切

転職に必要となる書類を入手する際に、注意しておきたいポイントを解説していきますので、書類を揃える際の参考にしてください。

書類によっては入手までに時間がかかる

書類の種類によっては、請求して入手するまでに時間がかかるものもあります。

例えば健康診断書は、診断から1週間程度で発行されるのが一般的です。

しかし、2月〜4月など新卒者が多くて混み合う時期は、発行までに1ヶ月くらいかかってしまう場合があります。

また、住民票などはお住まいの市区町村の役所で入手する必要がありますが、平日は仕事をしているので役所に行く時間の確保が難しいかもしれません。

多くの書類を異なる入手先から取得する必要があるので、時間に余裕を持って進めることが大切ですね。

入社日から逆算したスケジュール管理が大切

入社日が決まったら、どのくらいの期間でどのように書類を入手していくか、スケジュールを立てて管理するようにしてください。

転職に必要な書類は、入手先が違ったり入手までに時間がかかるものもあるので、計画的に進めないと「提出日に間に合わない」といったことになり兼ねません。

また、入手すべき書類のチェックリストを作り、一つのクリアファイルに入れて保管するのがおすすめです。

チェックリストとクリアファイルの中身を照合させることで、抜け漏れを防ぐことができます。

転職先企業によっては、多くの書類を提出する場合があります。

転職先から内定をもらい転職が決まったなら、どこの入手先からどんな書類を取得するのか整理し、計画的に準備を始めるようにしてください。

転職活動に必要な書類を期日までに提出できなかった時の対処方法

必要な書類を期日までに提出できない場合は、どういう原因であっても、まずは転職先企業に報告するようにしてください。

入手が間に合わない場合には、いつまでに入手して提出できるかを伝えれば問題ありません。

<期日に間に合わない場合の対処法>

  • 期日までに提出できない場合は、まず連絡
  • 提出できるスケジュールを伝える

もし、必要書類を紛失してしまって期日までに提出できない場合でも、正直に転職先企業に報告してください。

必要書類は、いずれも再発行が可能なものばかりなので、落ち着いて対処するようにしてくださいね。

次に、いつまでに書類が再発行できて提出できるのか明確にして、改めて提出期日を転職先企業に報告して対応してください。

<紛失してしまった場合の対処法>

  • まずは、紛失してしまったことを転職先に連絡
  • 再発行をして、提出できるスケジュールを伝える
  • 再発行できる書類ばかりなので、落ち着いて対応する

問題が発生した場合には、その後の誠実な対応が必要です。

誠実に対応することで十分カバーできるので、冷静に現状を把握して対応することが大切なポイントになります。

転職後に確定申告が必要となる場合の書類

転職後に確定申告が必要となる場合があります。

転職後に確定申告が必要となる場合、以下のような書類が必要となりますので、参考に確認しておいてください。

<確定申告に必要な主な書類>

  • 確定申告書
  • 源泉徴収票
  • 医療費の通知書
  • 各種保険料の控除証明書

なお、転職後の確定申告については別の記事でも詳しくまとめています。詳細は、以下の記事を参考にしてみてください。

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転職時の必要書類についてのQ&A

転職時に必要な書類に関して、よくある質問をQ&A形式でまとめましたので、参考にしてみてください。

現職を退社前に雇用保険被保険者証はもらえるの?

雇用保険被保険者証を在職中に発行してもらうことも可能です。

ただし、会社によっては退社後に限定されてしまう場合もあるので、在職中の会社に事前に確認してください。

なお、雇用保険被保険者証を転職先の企業から入社前に請求された場合、退社時でないと入手できない旨を説明すれば問題ありません。

転職先への再就職まで期間がある場合に必要な手続きは?

転職先への再就職まで、15日以上の期間が空く場合には、以下のような手続きを済ませる必要があります。

  • 雇用保険の給付手続き
  • 年金の変更手続き
  • 健康保険の変更手続き

会社を退職することで様々な公的手続きが必要になるので、退職後、すぐに転職できるように手続きするのがおすすめです。

転職に必要な書類を送付する場合、送付状は必要?

必要書類を郵送などで送付する場合、送付状を付けて送付するのがマナーですね。

転職活動に必要な書類も、企業とやりとりを行うビジネス文書なので、マナーを守ってやりとりしてください。

送付状の書き方やテンプレートについては、以下の記事でまとめています。詳細はこちらの記事を参考にしてみてください。

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転職に必要な書類を確認して漏れなく準備しよう!

本記事のまとめ
  • 転職先に提出する書類は企業によって異なるので、確認して用意する
  • 用意する書類によっては時間がかかる場合もあるので、時間に余裕をもって揃える
  • 紛失してしまっても再発行できるので、慌てずに対処する
  • スケジュール管理をしながら、計画的に準備することが大切

転職後の手続きでは、普段は見慣れない書類の提出を求められるので、事前に把握していないと慌ててしまうかもしれません。

基本的には退職企業から発行されますが、住民票記載事項証明書などは自分で用意する必要があります。

どの書類の提出を求められるかは企業によって異なりますが、どんな書類が必要なのかを事前に把握しておくだけでも安心ですね。

本記事を参考に、転職に必要な書類を事前に把握し、転職手続きがスムーズに進められるように準備を進めてみてください。