転職でのメール返信文の書き方完全マニュアル｜全7パターン例文付きで解説

「転職活動のメール返信なんかで評価を下げたくない···。」と思う一方、

• 転職活動の返信メールの書き方って詳しく知らないな···。
• 返信するベストな時間帯っていつ？
• メール返信で減点されるポイントってどこ？

と悩んでいませんか？

ここでは過去の転職活動でメール返信文の書き方を調べ尽くした私が、以下について紹介します！

• 転職の返信メールの基本的な書き方
• 転職のメールを返信する際に守るべきマナー3選
• 【例文つき】シチュエーション別のメールの返信方法7選
• 転職のメール返信の減点ポイント5つ

takeda

この記事で紹介する方法を実践すれば、きっと誰でも簡単に、減点されない適切なメールを作成できるようになりますよ！

もう迷わない！転職の返信メールの基本的な書き方

転職活動のメール返信は、型が決まっています。

型に当てはめるだけでできる、当たり前のビジネスマナーだと採用担当者は認識しています。なので、マナーのなっていない人は面接内容が良くても、高評価はもらえません。

そこで、身に付けておくべきビジネスマナーとして、返信メールの基礎的な書き方をみていきましょう！

件名の書き方

件名は「Re：」「用件」「名前」で構成されています。

件名は相手がメールを管理・確認しやすいようにすることが目的です。そこで、それぞれの書き方のポイントをお伝えします！

「Re：」はそのまま残す

「Re：」って消していいのかな···。と毎回困っていませんか？ビジネスメールでは「Re：」は基本的に残しましょう！

相手が件名で、何の用件への返信かを判断しやすくするためです。

企業側は採用活動以外にもたくさんのメールのやり取りをしています。件名を変えてしまうと、メールを見落とされてしまう可能性があるんです。

件名が隠れるくらい「Re：」が連なってきたら、1〜2個のみ残して削除しても構いません。

用件は簡潔にまとめる

用件はメールのタイトルにあたります。用件が簡潔にまとまっていれば、どんな内容が分かりやすいです。

例えば、用件が「応募書類の提出について」なら、メールの内容が応募書類の話であることが読まなくても分かります。

「ご返信ありがとうございます」と件名をお礼の文にする人もいます。しかし、これでは肝心な内容が分かりにくくなってしまうので、やめておきましょう！

誰から送られてきたか分かるように名前を忘れずに

メールは誰から送られてきたかも重要です。採用担当者は、複数人の求職者もメールを管理しているためです。

採用活動中は求職者を並行して、面接していきます。

例えば「件名：面接の日程調整について」など類似した内容のメールを送ってくる求職者がたくさんいるので、見分けがつかなくなってしまうんです。

そのため、誰からのメールか見分けがつくように「件名：【転職太郎】面接の日程調整について」のように名前を表記してくださいね！

本文の書き方

本文は「宛先」「挨拶」「名前」「内容」「締め」「署名」の順番で書いていきます。

ビジネスメールって苦手だな···。という人もいるかもしれません。ただですね。本文も型に当てはめれば、難しい内容ではありません。

ここでは、本文で特に重要な「宛先」「挨拶」「締め」「署名」の注意すべき点をお伝えします。

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メールの例文が見たい場合は、こちらの見出しでシチュエーション別の例文を紹介しているので、参考にしてください。

宛先は企業の正式名称で

法人名が略さずに正式名称を書きましょう！なぜ、略してはいけないのかは逆の立場になって考えてみてください。

例えば、初対面の人に自分の名前を略して呼ばれたら、嫌な気持ちになる人もいますよね？企業も一緒で名前を略したり、間違えたりすることは、失礼にあたります。

事前に調べれば、防げるミスなので注意すべきですね。

宛先の敬称を間違えないようにする

本文の始めに法人名、部署名、担当者の名前をメールの冒頭に添えてください。部署や担当者が分からない場合は、採用担当者様で構いません。

転職活動でよく使用するのは「様」と「御中」なので、この2つの使い分けは覚えておきましょう！

簡単な挨拶で始まり、締めの言葉を添える

挨拶は「お世話になっております。」が基本です。その後に名前を記載します。在職中の転職活動の場合でも、現職の社名を記載する必要はありません。

締めの言葉では忙しい中、読んでくれたことに対して、感謝の言葉を添えると高印象ですね！

署名には自分の連絡先を入れる

署名には、名前・住所・電話番号・メールアドレスを記載しましょう。本文と混同しないように「-」や「=」で区切ります。

署名は転職活動のメールで必須になるので、あらかじめ登録しておくことをおすすめします。

あなたは大丈夫？転職のメールを返信する際に守るべきマナー3選

返信メールのマナーは、会社でも必須です。

社内の人なら、最悪叱られるだけですみますよね？ですが、取引先など社外の人にマナー違反をした場合、取引中止など周りに迷惑がかかってしまいます。

そのため、企業はビジネスマナーを守れない人の評価を下げざるを得ないんです。そこで、ここからは、メールを返信する際に守るべきマナーを紹介します。

企業側が送信して24時間以内には返信する

企業からのメールには即返信するくらいの気持ちで返信しましょう。最低でも24時以内には返信のリミットですね。

返信が早いことにマイナスな印象を持つ人は少ないためです。中途採用は人員補充が目的のため、企業はできるだけ早くスケジュールを確保したいのが本音です。

ただですね。スケジュール確認が必要ですぐに返信できない場合もありますよね？そのお場合は「◯日までに返信いたします。」とメールを一通入れておきましょう。

即返信も大切ですが、採用担当者への配慮ができると印象はよくなりますね。

返信の時間帯は始業前・終業後を避ける

送信の時間帯は転職先の就業時間内に送るのがベストですね。就業時間は、企業の公式サイトで事前に調べておきましょう。

メールは電話と違い、特にマナー違反になる時間帯はありません。

しかし、深夜帯にメールを送った場合「生活リズムが不規則な人かもしれない」「朝からきちんと仕事ができるのか？」とマイナスな印象がつきやすいです。

不安な人は、時間を指定してメールを送信できる予約機能を使うことをおすすめします。

企業からのメールは引用して返信する

一般的なメールサービスは、本文の下に相手のメールを引用する設定になっています。引用部分は消した方が見やすいんじゃないか···。と思う人もいますよね。

しかし、ビジネスシーンでは消す必要はありません。自分も相手も過去のメールを見返す手間が省けるためです。

例えば、採用担当者は受信メールの下を見るだけで、以前送られてきた面接日程を確認することができます。

そのため、相手から送信されたメールの内容は、消さずに残しておきましょう！

【例文つき】シチュエーション別のメールの返信方法7選

ここまででメール返信は、選考の評価にも関わってくることを紹介しました。ここでは、シチュエーション別に、返信メールの例文を紹介します！

応募時に書類送付するメール

添付ファイル名は応募者名・履歴書など分かりやすいものにしましょう。万一添付漏れがあった場合でも、相手が気づいてくれる可能性が高く、提出漏れを防げます！

面接日程調整のメール

面接の日程調整は、企業と自分の予定をすり合わせる必要があります。企業側はできるだけ早くスケジュールを確保したいので、スムーズな返答を心がけたいですね。

自分から面接の候補日を送る場合

特に企業から指定がない場合、面接候補は3件程度出しておくのが無難ですね。選択肢が複数あった方が企業もスケジュール立てやすいためです。

企業から面接の候補日が送られてきた場合

候補部を提示してもらったことを忘れずにお礼しましょう！提示された日程から、日時を選ぶだけなので、日程調整の中では一番回答しやすいですね。

面接日を再度調整してほしい場合

面接変更の連絡は電話で謝罪するのがベターです。最終面接などは役員や社長のスケジュールを抑える必要があり、企業側に迷惑がかかるためです。

つながらない場合は以下のポイントを守って、メールを送ってくださいね。

面接のお礼メール

内定通知に承諾する際のメール

内定保留する際のメール

内定辞退メール

選考辞退メール

人事担当者はここを見ている！転職のメール返信の減点ポイント5つ

一般的な常識を持っていれば、メール返信で減点されることはありません。ですが、些細なポイントなので、気づかずに減点されてしまっている人が多いんです。

分かってさえいれば、評価が下がることがないのに勿体ないですよね？

そこで、ここでは人事担当者はチェックしている転職のメール返信の減点ポイントをお伝えしていきます。

正しい敬語を使えていない

正しい日本語を使えていないことは減点対象になりやすいです。社会人としての一般常識なので、入社後を心配してしまう採用担当者が多いためです。

例えば、させていだだきますが異常に多い文章や言葉の頭に「お」や「ご」を必要以上につけているのは、敬語の使い方をきちんと分かっていない証拠ですよね？

以下のビジネスシーンで多用されるクッション表現が使えると、ビジネスメールが板についているようにみられやすいです。

間違えやすい敬語に注意することやクッション表現を使用して、採用担当者からの評価を下げないようにしましょう！

質問に過不足なく返答できていない

採用担当者からの質問に全て答えていないことも減点対象になり得ます。答えられてない質問があると、相手がもう一度メールを折り返す手間がかかるためです。

コミュニケーションコストがかかる人は、仕事でも周りに負担をかけてしまう可能性があるので、あまり良い印象ではありません。

過不足なく答えるコツとして、相手の質問を引用して答えてましょう！

例えば、①面接に参加できるのか？②履歴書を持参してもらえるか？③オンライン面接か本社で面接を受けるか？という質問がされたとします。

この方法なら質問を取りこぼすことなく、返信することができますね！

会社のアドレスや変なアドレスを使っている

会社のアドレスをメールアドレスを使用することはおすすめできません。会社用のアドレスは上司や同僚に転職活動をしていることがバレるリスクがあります。

会社のメールアドレスを業務以外で使うことはNGです。そのため、転職先からも常識を疑われてしまうんです。

そこで、転職活動専用のフリーアドレスを取得することをおすすめします。他のメールに紛れることがないので、大事なメールの見落としを防げるためです。

好きなアーティスト名や変な文章などが入っているアドレスは幼稚な印象を与えるので、変更した方が良いかもしれません···。

適度な改行がされていない

改行ならちゃんとしているはず···。という人もいますね。求職者はスマホでメールを作成することが多いです。

ただですね。採用担当者はPCでメールチェックすることがほとんどです。そのため、スマホでは読みやすくても、PCでは読みにくい文章になってしまいます。

特に改行のない長い文章は、読みにくいので注意が必要です。

絵文字など不必要な装飾がされている

採用担当者がフランクな対応をしてくれたからといって、絵文字などでメールを装飾してはいけません。正式なビジネスメールには相応しくないためです。

採用担当者からプライベートと仕事の区別がつかない人という印象を持たれてしまいます。

そのため、選考時のメールを絵文字等で装飾するのはデメリットしかありません。

転職活動でメールに返信するか迷った際のQ&A

転職活動のメールのやりとりで「これは返すべきなのかな···。」と迷ってしまう企業からの返信ってありませんか？

メールのやりとりは1往復半が基本というビジネスマナーがあります。ただですね。転職活動では、返信するべきかの判断が難しいメールも多いです。

そこで転職活動でメールに返信するか迷った際の質問をまとめたので、お伝えしていきます！

転職で評価を下げないためのメール返信方法まとめ

ビジネスメールはほとんどの会社員の必須スキルです。そのため、メールのマナーを守れない人の評価が下がる可能性は十分にあります。

面接官は転職活動のメールの返信で、

これらを減点ポイントとしてチェックしています。

選考での評価を下げないためにも、上記の3つのマナーを守りつつ、正しい型のビジネスメールを書いて、仕事ができる人の印象をつけましょう！