転職でのメール返信文の書き方完全マニュアル|全7パターン例文付きで解説

「転職活動のメール返信なんかで評価を下げたくない···。」と思う一方、

  • 転職活動の返信メールの書き方って詳しく知らないな···。
  • 返信するベストな時間帯っていつ?
  • メール返信で減点されるポイントってどこ?

と悩んでいませんか?

ここでは過去の転職活動でメール返信文の書き方を調べ尽くした私が、以下について紹介します!

  • 転職の返信メールの基本的な書き方
  • 転職のメールを返信する際に守るべきマナー3選
  • 【例文つき】シチュエーション別のメールの返信方法7選
  • 転職のメール返信の減点ポイント5つ

takeda
takeda
この記事で紹介する方法を実践すれば、きっと誰でも簡単に、減点されない適切なメールを作成できるようになりますよ!

もう迷わない!転職の返信メールの基本的な書き方

もう迷わない!転職の返信メールの基本的な書き方
  • 件名の書き方
  • 本文の書き方

転職活動のメール返信は、型が決まっています。

型に当てはめるだけでできる、当たり前のビジネスマナーだと採用担当者は認識しています。なので、マナーのなっていない人は面接内容が良くても、高評価はもらえません。

そこで、身に付けておくべきビジネスマナーとして、返信メールの基礎的な書き方をみていきましょう!

件名の書き方

件名は「Re:」「用件」「名前」で構成されています。

件名の書き方のポイント
  • 「Re:」はそのまま残す
  • 用件は簡潔にまとめる
  • 誰から送られてきたか分かるように名前を忘れずに

件名は相手がメールを管理・確認しやすいようにすることが目的です。そこで、それぞれの書き方のポイントをお伝えします!

「Re:」はそのまま残す

「Re:」って消していいのかな···。と毎回困っていませんか?ビジネスメールでは「Re:」は基本的に残しましょう!

相手が件名で、何の用件への返信かを判断しやすくするためです。

企業側は採用活動以外にもたくさんのメールのやり取りをしています。件名を変えてしまうと、メールを見落とされてしまう可能性があるんです。

件名が隠れるくらい「Re:」が連なってきたら、1〜2個のみ残して削除しても構いません。

用件は簡潔にまとめる

用件はメールのタイトルにあたります。用件が簡潔にまとまっていれば、どんな内容が分かりやすいです。

例えば、用件が「応募書類の提出について」なら、メールの内容が応募書類の話であることが読まなくても分かります。

「ご返信ありがとうございます」と件名をお礼の文にする人もいます。しかし、これでは肝心な内容が分かりにくくなってしまうので、やめておきましょう!

誰から送られてきたか分かるように名前を忘れずに

メールは誰から送られてきたかも重要です。採用担当者は、複数人の求職者もメールを管理しているためです。

採用活動中は求職者を並行して、面接していきます。

例えば「件名:面接の日程調整について」など類似した内容のメールを送ってくる求職者がたくさんいるので、見分けがつかなくなってしまうんです。

そのため、誰からのメールか見分けがつくように「件名:【転職太郎】面接の日程調整について」のように名前を表記してくださいね!

本文の書き方

本文は「宛先」「挨拶」「名前」「内容」「締め」「署名」の順番で書いていきます。

本文の書き方のポイント
  • 宛先は企業の正式名称で
  • 宛先の敬称を間違えないようにする
  • 簡単な挨拶で始まり、締めの言葉を添える
  • 署名には自分の連絡先を入れる

ビジネスメールって苦手だな···。という人もいるかもしれません。ただですね。本文も型に当てはめれば、難しい内容ではありません。

ここでは、本文で特に重要な「宛先」「挨拶」「締め」「署名」の注意すべき点をお伝えします。

takeda
takeda
メールの例文が見たい場合は、こちらの見出しでシチュエーション別の例文を紹介しているので、参考にしてください。

宛先は企業の正式名称で

法人名が略さずに正式名称を書きましょう!なぜ、略してはいけないのかは逆の立場になって考えてみてください。

例えば、初対面の人に自分の名前を略して呼ばれたら、嫌な気持ちになる人もいますよね?企業も一緒で名前を略したり、間違えたりすることは、失礼にあたります。

  • 株式会社や有限会社を(株)(有)と略さない
  • 株式会社は前につくのか、後ろにつくのか確認する

事前に調べれば、防げるミスなので注意すべきですね。

宛先の敬称を間違えないようにする

本文の始めに法人名、部署名、担当者の名前をメールの冒頭に添えてください。部署や担当者が分からない場合は、採用担当者様で構いません。

  • 個人を宛先とする場合の敬称は「様」(例:人事部 〇〇様)
  • 企業や部署など組織を宛先とする場合は「御中」(例:人事部 御中)

転職活動でよく使用するのは「様」と「御中」なので、この2つの使い分けは覚えておきましょう!

簡単な挨拶で始まり、締めの言葉を添える

挨拶は「お世話になっております。」が基本です。その後に名前を記載します。在職中の転職活動の場合でも、現職の社名を記載する必要はありません。

挨拶の例

お世話になっております。

〇〇〇〇(名前)と申します。

締めの言葉では忙しい中、読んでくれたことに対して、感謝の言葉を添えると高印象ですね!

締めの言葉の例

お忙しい中、貴重なお時間を頂き、ありがとうございます。

署名には自分の連絡先を入れる

署名には、名前・住所・電話番号・メールアドレスを記載しましょう。本文と混同しないように「-」や「=」で区切ります。

署名は転職活動のメールで必須になるので、あらかじめ登録しておくことをおすすめします。

署名の例

=============
〇〇〇〇(名前)
〒123-4567
M県S市◯◯1-1-1(住所)
電話番号:080-0000-0000
メールアドレス:abcde@●●●.com
=============

あなたは大丈夫?転職のメールを返信する際に守るべきマナー3選

あなたは大丈夫?転職のメールを返信する際に守るべきマナー3選
  1. 企業側が送信して24時間以内には返信する
  2. 返信の時間帯は始業前・終業後を避ける
  3. 企業からのメールは引用して返信する

返信メールのマナーは、会社でも必須です。

社内の人なら、最悪叱られるだけですみますよね?ですが、取引先など社外の人にマナー違反をした場合、取引中止など周りに迷惑がかかってしまいます。

そのため、企業はビジネスマナーを守れない人の評価を下げざるを得ないんです。そこで、ここからは、メールを返信する際に守るべきマナーを紹介します。

企業側が送信して24時間以内には返信する

企業からのメールには即返信するくらいの気持ちで返信しましょう。最低でも24時以内には返信のリミットですね。

返信が早いことにマイナスな印象を持つ人は少ないためです。中途採用は人員補充が目的のため、企業はできるだけ早くスケジュールを確保したいのが本音です。

ただですね。スケジュール確認が必要ですぐに返信できない場合もありますよね?そのお場合は「◯日までに返信いたします。」とメールを一通入れておきましょう。

即返信も大切ですが、採用担当者への配慮ができると印象はよくなりますね。

返信の時間帯は始業前・終業後を避ける

送信の時間帯は転職先の就業時間内に送るのがベストですね。就業時間は、企業の公式サイトで事前に調べておきましょう。

メールは電話と違い、特にマナー違反になる時間帯はありません。

しかし、深夜帯にメールを送った場合「生活リズムが不規則な人かもしれない」「朝からきちんと仕事ができるのか?」とマイナスな印象がつきやすいです。

不安な人は、時間を指定してメールを送信できる予約機能を使うことをおすすめします。

  • Microsoft Outlook:標準装備
  • Gmail:拡張機能としてRight Inbox for Gmailをダウンロードすれば使用可能

企業からのメールは引用して返信する

一般的なメールサービスは、本文の下に相手のメールを引用する設定になっています。引用部分は消した方が見やすいんじゃないか···。と思う人もいますよね。

しかし、ビジネスシーンでは消す必要はありません。自分も相手も過去のメールを見返す手間が省けるためです。

例えば、採用担当者は受信メールの下を見るだけで、以前送られてきた面接日程を確認することができます。

そのため、相手から送信されたメールの内容は、消さずに残しておきましょう!

【例文つき】シチュエーション別のメールの返信方法7選

【例文つき】シチュエーション別のメールの返信方法7選
  • 応募時に書類送付するメール
  • 面接日程調整のメール
  • 面接のお礼メール
  • 内定通知に承諾する際のメール
  • 内定保留する際のメール
  • 内定辞退メール
  • 選考辞退メール

ここまででメール返信は、選考の評価にも関わってくることを紹介しました。ここでは、シチュエーション別に、返信メールの例文を紹介します!

応募時に書類送付するメール

件名 応募書類の提出について/履歴書添付(名前)

株式会社〇〇
人事部 △△様

お世話になっております。
〇〇〇〇(名前)と申します。

先日ご連絡頂きました履歴書と職務経歴書を
こちらのメールに添付してお送りいたします。

お忙しい中恐縮ですが、
ご査収の程、何卒よろしくお願いいたします。

=============
〇〇〇〇(名前)
〒123-4567
M県S市〇〇1-1-1(住所)
電話番号:080-0000-0000
メールアドレス:abcde@●●●.com
=============

添付ファイル名は応募者名・履歴書など分かりやすいものにしましょう万一添付漏れがあった場合でも、相手が気づいてくれる可能性が高く、提出漏れを防げます!

面接日程調整のメール

面接日程調整メールのシチュエーション別の返信
  • 自分から面接の候補日を送る場合
  • 企業から面接の候補日が送られてきた場合
  • 面接日を再度調整してほしい場合

面接の日程調整は、企業と自分の予定をすり合わせる必要があります。企業側はできるだけ早くスケジュールを確保したいので、スムーズな返答を心がけたいですね。

自分から面接の候補日を送る場合

件名 Re:(先方から受け取ったメールの件名は変更しない)

株式会社〇〇
人事部 △△様

お世話になっております。
〇〇〇〇(名前)と申します。

書類選考通過のご連絡ありがとうございます。
ご連絡頂いていた面接の希望日程をお送りいたします。
下記の日程で調整頂けると幸いです。

① 〇月〇日(〇)〇時〜〇時
② 〇月〇日(〇)〇時〜〇時
③ 〇月〇日(〇)〇時〜〇時

お忙しい中、大変恐縮ですが、
何卒よろしくお願いいたします。

=============
〇〇〇〇(名前)
〒123-4567
M県S市〇〇1-1-1(住所)
電話番号:080-0000-0000
メールアドレス:abcde@●●●.com
=============

特に企業から指定がない場合、面接候補は3件程度出しておくのが無難ですね。選択肢が複数あった方が企業もスケジュール立てやすいためです。

企業から面接の候補日が送られてきた場合

件名 Re:(先方から受け取ったメールの件名は変更しない)

株式会社〇〇
人事部 △△様

お世話になっております。
〇〇〇〇(名前)と申します。

この度は一次面接のご連絡、ありがとうございます。
ご提示いただいた日程の中から、下記でお伺いさせて頂けますでしょうか?

〇月〇日(〇)〇時〜〇時

お忙しい中、貴重なお時間を頂き、ありがとうございます。
当日も何卒よろしくお願いいたします。

=============
〇〇〇〇(名前)
〒123-4567
M県S市〇〇1-1-1(住所)
電話番号:080-0000-0000
メールアドレス:abcde@●●●.com
=============

候補部を提示してもらったことを忘れずにお礼しましょう!提示された日程から、日時を選ぶだけなので、日程調整の中では一番回答しやすいですね。

面接日を再度調整してほしい場合

件名 〇月〇日〇時からの面接日程再調整のお願い (名前)

株式会社〇〇人事部 △△様

お世話になっております。
〇〇〇〇(名前)と申します。

〇月〇日〇時よりお約束していた面接につきまして、
貴社に伺うことが困難になってしまいました。
大変申し訳ございません。

誠に勝手なお願いで恐縮ですが、
可能であれば以下の日程の中で、
面接を再度調整して頂けないでしょうか?

① 〇月〇日(〇)〇時〜〇時
② 〇月〇日(〇)〇時〜〇時
③ 〇月〇日(〇)〇時〜〇時

お手数おかけして申し訳ありませんが、
ご検討の程、何卒よろしくお願いいたします。

=============
〇〇〇〇(名前)
〒123-4567
M県S市〇〇1-1-1(住所)
電話番号:080-0000-0000
メールアドレス:abcde@●●●.com
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面接変更の連絡は電話で謝罪するのがベターです。最終面接などは役員や社長のスケジュールを抑える必要があり、企業側に迷惑がかかるためです。

つながらない場合は以下のポイントを守って、メールを送ってくださいね。

  • 面接予定の日時と名前を件名に書く
  • 新しい面接日程を3つほど提示しておくと、調整がスムーズになる
  • 都合が悪くなった理由は、詳しく書かなくても良い

面接のお礼メール

件名 中途面接採用のお礼(名前)

株式会社〇〇
人事部 △△様

お世話になっております。
本日〇時より面接して頂いた〇〇〇〇(名前)と申します。

本日はお忙しい中、面接の機会を与えて頂き、
誠にありがとうございました。

△△様のお話を伺い、貴社の事業内容や社員満足度、
営業職として活躍するためのスキルについて理解を深めるができ、
より一層、貴社で仕事がしたいという気持ちが強くなりました。

まずは、面接のお礼を申し上げたく、メールいたしました。
末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍をお祈り申し上げます。

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〇〇〇〇(名前)
〒123-4567
M県S市〇〇1-1-1(住所)
電話番号:080-0000-0000
メールアドレス:abcde@●●●.com
=============

内定通知に承諾する際のメール

件名 Re:(先方からのメールの件名は変更しない)

株式会社〇〇
人事部 △△様

この度は、採用のご連絡を頂き、ありがとうございます。
謹んでお受け頂きますこと、ご返信いたします。

いち早く、貴社の一員として貢献できるよう努めて参ります。
皆様と一緒に働ける日を楽しみにしております。

今後ともよろしくお願いいたします。

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〇〇〇〇(名前)
〒123-4567
M県S市〇〇1-1-1(住所)
電話番号:080-0000-0000
メールアドレス:abcde@●●●.com
=============

内定保留する際のメール

件名 Re:(先方からのメールの件名は変更しない)

株式会社〇〇
人事部 △△様

お世話になっております。
内定を頂いた〇〇〇〇(名前)と申します。

この度は、採用のご連絡を頂き、ありがとうございます。

入社承諾の件ですが、
誠に恐縮ではありますが、
返答を◯月◯日まで猶予を頂けないでしょうか?

現在、選考中の会社があり、
そちらの話も聞いてから判断したいと考えています。

こちらの都合で恐れ入りますが、
ご検討の程、何卒よろしくお願いいたします。

=============
〇〇〇〇(名前)
〒123-4567
M県S市〇〇1-1-1(住所)
電話番号:080-0000-0000
メールアドレス:abcde@●●●.com
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内定辞退メール

件名 Re:(先方からのメールの件名は変更しない)

株式会社〇〇
人事部 △△様

お世話になっております。
内定を頂いた〇〇〇〇(名前)と申します。

誠に恐縮ではありますが、入社を辞退させて頂きたく、
ご連絡差し上げました。

理由は、貴社以外の企業から内定を頂いたためです。
慎重に検討した結果、他社へ入社することを決断いたしました。

こちらの都合で恐れ入りますが、ご理解の程、
何卒よろしくお願いいたします。
貴社の益々のご発展とご活躍をお祈り申し上げます。

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〇〇〇〇(名前)
〒123-4567
M県S市〇〇1-1-1(住所)
電話番号:080-0000-0000
メールアドレス:abcde@●●●.com
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選考辞退メール

件名 面接辞退のご連絡(名前)

株式会社〇〇
人事部 △△様

お世話になっております。
〇〇〇〇(名前)と申します。

誠に申し訳ございませんが、
一身上の都合により、選考を辞退させて頂きたく、
ご連絡差し上げました。

大変貴重なお時間を割いて頂いたにも関わらず、
申し訳ございません。

メールによる面接辞退のご連絡になってしまったこと、
重ねてお詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍を祈念しております。

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〇〇〇〇(名前)
〒123-4567
M県S市〇〇1-1-1(住所)
電話番号:080-0000-0000
メールアドレス:abcde@●●●.com
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人事担当者はここを見ている!転職のメール返信の減点ポイント5つ

人事担当者はここを見ている!転職のメール返信の減点ポイント5つ
  1. 正しい敬語を使えていない
  2. 質問に過不足なく返答できていない
  3. 会社のアドレスや変なアドレスを使っている
  4. 適度な改行がされていない
  5. 絵文字など不必要な装飾がされている

一般的な常識を持っていれば、メール返信で減点されることはありません。ですが、些細なポイントなので、気づかずに減点されてしまっている人が多いんです。

分かってさえいれば、評価が下がることがないのに勿体ないですよね?

そこで、ここでは人事担当者はチェックしている転職のメール返信の減点ポイントをお伝えしていきます。

正しい敬語を使えていない

正しい日本語を使えていないことは減点対象になりやすいです。社会人としての一般常識なので、入社後を心配してしまう採用担当者が多いためです。

例えば、させていだだきますが異常に多い文章や言葉の頭に「お」や「ご」を必要以上につけているのは、敬語の使い方をきちんと分かっていない証拠ですよね?

誤り 正しい
御社(話言葉) 貴社(書き言葉)
お世話になります お世話になっております
見ました 拝見しました
よろしかったでしょうか よろしいでしょうか
了解しました 承知いたしました
大丈夫です 問題ございません

以下のビジネスシーンで多用されるクッション表現が使えると、ビジネスメールが板についているようにみられやすいです。

  • お手数ですが
  • 恐れ入りますが
  • お忙しい中
  • ご面倒をおかけしますが
  • 申し訳ありませんが
  • お手数おかけしますが

間違えやすい敬語に注意することやクッション表現を使用して、採用担当者からの評価を下げないようにしましょう!

質問に過不足なく返答できていない

採用担当者からの質問に全て答えていないことも減点対象になり得ます。答えられてない質問があると、相手がもう一度メールを折り返す手間がかかるためです。

コミュニケーションコストがかかる人は、仕事でも周りに負担をかけてしまう可能性があるので、あまり良い印象ではありません。

過不足なく答えるコツとして、相手の質問を引用して答えてましょう!

例えば、①面接に参加できるのか?②履歴書を持参してもらえるか?③オンライン面接か本社で面接を受けるか?という質問がされたとします。

質問に過不足なく答える書き方

>面接に参加できるのか?
→参加いただきます。

>履歴書を持参してもらえるか?
→持参可能です。

>オンライン面接か本社で面接を受けるか?
→現地で面接を希望いたします。

この方法なら質問を取りこぼすことなく、返信することができますね!

会社のアドレスや変なアドレスを使っている

会社のアドレスをメールアドレスを使用することはおすすめできません。会社用のアドレスは上司や同僚に転職活動をしていることがバレるリスクがあります。

会社のメールアドレスを業務以外で使うことはNGです。そのため、転職先からも常識を疑われてしまうんです。

そこで、転職活動専用のフリーアドレスを取得することをおすすめします。他のメールに紛れることがないので、大事なメールの見落としを防げるためです。

好きなアーティスト名や変な文章などが入っているアドレスは幼稚な印象を与えるので、変更した方が良いかもしれません···。

適度な改行がされていない

改行ならちゃんとしているはず···。という人もいますね。求職者はスマホでメールを作成することが多いです。

ただですね。採用担当者はPCでメールチェックすることがほとんどです。そのため、スマホでは読みやすくても、PCでは読みにくい文章になってしまいます。

特に改行のない長い文章は、読みにくいので注意が必要です。

スマホでメールを作成する際の注意点
  • 目安は25文字前後で改行する
  • 一段落につき3〜5行以内に
  • 重要な部分の前後は意識して行間を空ける

絵文字など不必要な装飾がされている

採用担当者がフランクな対応をしてくれたからといって、絵文字などでメールを装飾してはいけません。正式なビジネスメールには相応しくないためです。

採用担当者からプライベートと仕事の区別がつかない人という印象を持たれてしまいます。

そのため、選考時のメールを絵文字等で装飾するのはデメリットしかありません。

転職活動でメールに返信するか迷った際のQ&A

転職活動のメールのやりとりで「これは返すべきなのかな···。」と迷ってしまう企業からの返信ってありませんか?

メールのやりとりは1往復半が基本というビジネスマナーがあります。ただですね。転職活動では、返信するべきかの判断が難しいメールも多いです。

そこで転職活動でメールに返信するか迷った際の質問をまとめたので、お伝えしていきます!

企業からの選考結果などの返信がこない時は催促すべき?

予定の期日を過ぎても返信がこない場合は送っても良いです。日程が決まらないと先に進めないためです。

催促するのは失礼かと思う人もいますよね?ただですね。返信を待っている間に、自分の転職活動中の貴重な時間が過ぎていってしまいます。

ただし、連絡が本当になかったかを念入りに確認してから、メールで問い合わせて見ましょう!

  • メール受信フォルダ
  • 迷惑メールフォルダ
  • ゴミ箱
  • 着信履歴

    連絡がなかった場合は以下のような文面でメールを送ってみてくださいね。

    件名 〇月〇日(〇)の面接結果について(名前)

    株式会社〇〇
    人事部 △△様

    お世話になっております。
    〇月〇日(〇)に面接して頂いた〇〇〇〇(名前)と申します。

    先日はお忙しい中、面接の機会を与えて頂き、
    誠にありがとうございました。

    結果についてですが、いつごろお知らせいただけるか、
    大体の目安を教えて頂けますでしょうか?

    お忙しい中、大変恐縮ですが、ご返信頂けると幸いです。
    何卒よろしくお願いいたします。

    =============
    〇〇〇〇(名前)
    〒123-4567
    M県S市〇〇1-1-1(住所)
    電話番号:080-0000-0000
    メールアドレス:abcde@●●●.com
    =============

    不採用メールにも返信すべき?

    基本的に不採用通知のメールには返信不要です。しかし、以下のような状況の場合は送ってみるのもアリかもしれません。

    • だれかから紹介を受けた場合
    • 最終選考まで残った場合
    • 再応募の可能性がある

    特に最終選考まで残った場合は好印象をつけるために返信することをおすすめします。稀に内定者が辞退した場合、返信のおかげで内定獲得の可能性があるためです。

    不採用メールに返信する場合は、以下の通りです。

    件名 Re:(先方から受け取ったメールの件名は変更しない)

    株式会社〇〇
    人事部 △△様

    お世話になっております。
    〇月〇日(〇)に面接して頂いた〇〇〇〇(名前)と申します。

    この度はお忙しい中、面接の機会を与えて頂き、
    誠にありがとうございました。

    選考結果につきましては、誠に残念ではございますが、
    今回の経験を生かして、今後も精進して参ります。

    末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍を祈念しております。

    =============
    〇〇〇〇(名前)
    〒123-4567
    M県S市〇〇1-1-1(住所)
    電話番号:080-0000-0000
    メールアドレス:abcde@●●●.com
    =============

    転職で評価を下げないためのメール返信方法まとめ

    転職のメールを返信する際に守るべきマナー3選
    1. 企業側が送信して24時間以内には返信する
    2. 返信の時間帯は始業前・終業後を避ける
    3. 企業からのメールは引用して返信する

      ビジネスメールはほとんどの会社員の必須スキルです。そのため、メールのマナーを守れない人の評価が下がる可能性は十分にあります。

      面接官は転職活動のメールの返信で、

      • 正しい敬語を使えていない
      • 質問に過不足なく返答できていない
      • 会社のアドレスや変なアドレスを使っている
      • 適度な改行がされていない
      • 絵文字など不必要な装飾がされている

      これらを減点ポイントとしてチェックしています。

      選考での評価を下げないためにも、上記の3つのマナーを守りつつ、正しい型のビジネスメールを書いて、仕事ができる人の印象をつけましょう!