転職の面接日程調整メールの書き方まとめ|印象の良い返信の例文付き

転職面接を進める中で「面接の日程調整メールの仕方がわからない」と悩んでいませんか?誰しも意中の企業に「マナーがなってない」と思われるのは避けたいはずです。

そこでこの記事では、転職成功経験のある私の経験を踏まえて、以下についてご紹介します!

  • 転職面接のメールのフォーマット
  • 転職面接の日程調整メールの書き方・例文
  • 転職活動で評価されるためのメールマナー3選
  • 転職面接後のお礼メールや面接を辞退する際のメール例文
kudou
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面接の内容だけでなく、メールマナーにも自信が持てれば、そのぶん転職活動を前向きに進めることができます!

ぜひこの記事で評価されるメールの作り方・例文を押さえて、転職活動を成功に導きましょう!

【超基本!】転職面接の日程調整メールを送信・返信する際のフォーマット

転職面接のメールを送返信する際のフォーマット
  • 件名
  • 宛名
  • 本文
  • 署名

の順に記載し作成する

上記は、転職面接の際だけでなく、メールを作成する際の基本フォーマットです。

社会人として押さえておくべき知識でもあり、転職面接では上記に則ってメールを作成することになります。

早速、転職面接の日程調整メールを送る際の書き方・例文をみてみましょう。

転職面接の日程調整メールの書き方・例文

転職面接の日程調整メールの書き方
  • 基本フォーマットを守る
  • 先方のメールの件名は変えずに返信する
  • 面接の機会をもらえたことをお礼する
  • (企業から日程を提示されている場合)面接日程を記載する
  • (企業から日程を提示されていない場合)希望日程を3つ記載する

転職面接の日程調整メールは、基本的に企業からのメールに返信することになるのがほとんどだと思います。

企業から面接に関するメールを受け取る場合、以下の2パターンが考えられ、それぞれ内容を変えてメールを作成する必要があります。

  1. 面接日程が企業側から提示されている
  2. 企業側から面接の候補日を提示するよう要求されている

そこで、上記2パターンのメール返信例文をみていきましょう。

①面接日程が企業側から提示されているメールの返信例

面接日程が企業側から提示されている場合は、提示された日時で問題ないことと、面接日時を改めて記載して返信しましょう。

具体例は以下の通りです。

<件名>
先方の件名を変えずに返信する

<宛名>
株式会社◯◯
人事部 ◯◯様

<本文>
お世話になっております。

◯◯ ◯◯(自分のフルネーム)と申します。

この度は、面接のご機会をいただきまして誠にありがとうございます。
また、お忙しい中日程の候補日もご提示いただき、感謝申し上げます。

ぜひ、下記の日程にてお伺いさせていただきたく存じます。

====================
●月●日(●)●時〜●時
====================

ご多用の折恐縮ですが、ご確認いただけますと幸いです。

引き続き、よろしくお願いいたします。

<署名>
——————————————————————
◯◯ ◯◯(自分のフルネーム)
TEL:
E-mail:
——————————————————————

面接日程が企業側から提示されていないメールの返信例

企業から日程を提示されていない際は、自分から希望候補日を送ることになります。その場合は候補日を3つ提示すると、企業側が日程調整しやすくなります。

具体的には以下のようにメールを作りましょう。

<件名>
先方の件名を変えずに返信する

<宛名>
株式会社◯◯
人事部 ◯◯様

<本文>
お世話になっております。

◯◯ ◯◯(自分のフルネーム)と申します。

この度は、面接のご機会をいただきまして誠にありがとうございます。
下記に面接希望日程を記載いたしましたので、ご調整頂けますと幸いです。

<日程(3つ)>
====================
●月●日(●)10時〜12時
●月●日(●)14時〜17時
●月●日(●)終日
====================

上記のご都合いかがでしょうか。
お忙しいかとは存じますがご確認のほど、よろしくお願いいたします。

<署名>
——————————————————————
◯◯ ◯◯(自分のフルネーム)
TEL:
E-mail:
——————————————————————

kudou
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ちなみに、メールを見やすくするために日程の部分を二重線で挟むと、人事担当者がメール内容を読みやすくなります。

メールの見やすさは直接評価にもつながることもあるので、ぜひ取り入れてみてください。

転職活動で評価されるためのメールマナー3選!

転職活動で評価されるためのメールマナー3選!
  • 返信は24時間以内に返す
  • 返信するメールは本文を残す
  • 改行、段落分けをして見やすい文面にする

転職ではメールの内容も評価要素のひとつといって過言ではありません。

人事担当者は、採用期間中面接の他にも仕事がある中で、多くの応募者とメールをすることになります。

そのため「メールの返信が早く日程調整が円滑に進む」「丁寧かつ読みやすいから返事がしやすい」このような印象を与えることができれば、高評価につながる可能性が高いです。

kudou
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高評価してもらえれば、必然的に内定をもらえる確率も上がるので、上記の3つについて詳しくみていきましょう!

メールへの返信は24時間以内に返す


返事が遅い=内定をもらえないということでは決してありませんが、企業からのメールには24時間以内に返事をするのがおすすめです。

というのも、早く返事をすることで人事担当者が面接日程を組みやすくなり「この応募者とのやりとりはスムーズに進むな」と好印象を持ってもらいやすくなるからです。

kudou
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また、他の応募者に自分の希望面接時間枠を取られる可能性も低くなるため、自分自身の転職活動をスムーズに進めることができるのも早く返事をするメリット!

ただし、事情があって返信する時間が取れない場合もあると思います。

その場合は取り急ぎ「◯月◯日までにはお返事いたしますので、お時間いただけますと幸いです。」と返事をしておけば、24時間以内に返事ができないとしても問題ありません。

ポイントは、相手からのメールに対して素早くレスポンスをすること。

返事が早いだけでも「この人は仕事ができる」と思ってもらえる場合があるので、転職活動を優位に進めるためにもぜひ実践してみてください。

返信するメールは本文を残す

企業から送られてきたメールに返信する際は、メール本文を残した状態で返信しましょう。

というのも、送られてきたメール本文を残しておくことで、人事担当者も自分自身がどのような連絡をしていたか1通のメールから把握できるからです。

このような余計な手間をかけずに済むような気遣いも、高評価につながりる可能性があります。

kudou
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これは転職面接に限ったことはではなく、メールを送る上での基本マナーなので、確実に押さえておきましょう!

改行、段落分けをして見やすい文面にする

メールの内容から「できる人」と評価してもらうためには、読みやすいメールを書くコツを押さえておく必要があります。

読みやすいメールとは、適度な改行があり、読み手のことを考えた上で作られたメールのことです。

例えば、以下の2つの文、読みやすいのは明らかに<例②>ですよね。

<例①>

お世話になっております。◯◯◯◯でございます。この度は、面接のご機会をいただき誠にありがとうございます。ぜひ、8月2日、8月3日、8月4日のいずれかにてご調整いただけますと幸いです。引き続き何卒よろしくお願いいたします。
<例②>

お世話になっております。◯◯◯◯でございます。この度は、面接のご機会をいただき誠にありがとうございます。

ぜひ、
・8月2日
・8月3日
・8月4日
のいずれかにてご調整いただけますと幸いです。

引き続き何卒よろしくお願いいたします。

後者の文は、適度な改行があることや、箇条書きを用いることで読みやすい文章となっています。

先述したように、人事担当者は応募者の面接を実施する他にも仕事があります。

そのためメール内容が見やすければ、その分「人事の仕事の手間を省いている=仕事ができる」と評価される可能性が高いです。

kudou
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ちなみに私自身もメール内容の見やすさが要因で面接を通過できたことがあるくらいなので、ぜひ見やすいメール文を作ることを意識してみてください。

転職面接後のお礼メールや面接を辞退する際のメール例文も紹介

転職面接の日程調整メールの他にも、

  • 面接のお礼メール
  • 面接を辞退する際のメール
  • 面接結果を問い合わせるメール

これらの書き方・例文を知りたい場合もありますよね。そこでここからは、上記のメールの書き方・例文を紹介します!

転職面接(一次〜最終面接)のお礼メールの書き方・例文

転職面接のお礼メールの書き方
  • 面接を受けたその日に送る
  • 入社への意欲を添える
  • できるだけ端的に済ませる

面接のお礼メールは上記のポイントを意識することで「丁寧さ」「誠実さ」をアピールすることができるので、ぜひ参考にしてみてください。

面接とはいえ人事担当者や現場担当者は、忙しい仕事の合間をぬって面接を実施してくれています。

そのため、面接を受けた際はお礼のメールを送り「感謝の気持ち」「入社したい気持ち」を伝えましょう。それが結果的に自分自身の評価につながるはずです。

なお、具体的には以下のようにメールを送るのがおすすめです。

転職面接のお礼メール例文(タップ/クリック)
株式会社◯◯
人事部 ◯◯様お世話になっております。本日、面接をして頂きました◯◯◯◯(フルネーム)と申します。本日はお忙しい中、面接の機会を頂きまして誠にありがとうございました。

貴社のお話を伺い、改めて私は◯◯という仕事に携わりたいという気持ちが強くなりました。(入社への意欲)

また、今回の面接では貴社に対する理解もさらに深まり、面接を受ける前よりも貴社への入社志望度が強くなりました。(入社への意欲)

取り急ぎ、面接のお礼を申し上げたく、メールさせて頂きました。貴社のますますのご発展とご多幸をお祈り申し上げます。

——————————————————————
◯◯ ◯◯(自分のフルネーム)
TEL:
E-mail:
——————————————————————

転職の一次面接・二次面接・最終面接を辞退するメールの書き方・例文

転職の一次面接・二次面接・最終面接を辞退するメールの書き方
  • 謝罪を入れる
  • 理由を入れる

面接を辞退する際のメールには、謝罪と辞退理由を入れることで、失礼のないメールを送ることができます。

具体例は以下の通りです。

転職の一次面接・二次面接・最終面接を辞退するメールの例文(タップ/クリック)
株式会社◯◯
人事部 ◯◯様お世話になっております。◯◯◯◯(フルネーム)と申します。私の都合で誠に申し訳ございませんが、◯月◯日にご調整いただいておりました面接を辞退させて頂きたく、ご連絡差し上げました。

別の企業にて内定をいただき、転職活動を終える決意をいたしましたので、このようなご連絡となってしまいました。(理由)

大変貴重なお時間を割いて頂いたにも関わらず、誠に申し訳ございません。(謝罪)

また、メールによって面接の辞退をご連絡しましたこと、重ねてお詫び申し上げます。(謝罪)

末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍を祈念しております。

——————————————————————
◯◯ ◯◯(自分のフルネーム)
TEL:
E-mail:
——————————————————————

転職面接の結果を問い合わせる際のメールの書き方・例文

転職面接の結果を問い合わせる際のメールの書き方
  • 面接のお礼を入れる
  • 催促してしまうことについて謝罪する

面接結果が来ずに、企業に問い合わせしたい場合もありますよね。

その場合には、催促してしまうことについて触れつつ、結果をいつ知ることができるのか聞くのがポイントです。

以下の例文を参考にしてみてください。

転職面接の結果を問い合わせる際のメールの例文(タップ/クリック)
株式会社◯◯
人事部 ◯◯様お世話になっております。◯月◯日に中途採用面接をしていただきました、◯◯(フルネーム)と申します。先日は貴重なお時間をいただきまして、誠にありがとうございました。(お礼)

催促のご連絡になってしまい申し訳ないのですが、面接の結果はいつ頃ご連絡いただけますでしょうか。(謝罪)

お忙しいかと存じますので、目安だけでもお伝え頂けますと幸いです。

お手数をお掛けしてしまいますが、ご確認の程、何卒よろしくお願い申し上げます。(謝罪)

——————————————————————
◯◯ ◯◯(自分のフルネーム)
TEL:
E-mail:
——————————————————————

転職面接の日程変更メールに関するQ&A

ここからは、転職面接の日程変更メールについて、よくある質問に回答していきます!

転職面接のお礼メールを送らないとどうなるの?

お礼メールを送らないからといって、評価が落ちるわけではありませんし、内定がもらえないわけではありません。

ただ、面接に自信があったり応募企業への入社意欲が高い場合には、お礼メールを送ることで丁寧さや誠実さをアピールすることができます。

そのため、転職活動を優位に進めたい場合は、お礼メールを送ることをおすすめします。

転職面接のお礼メールは必要?

必ず必要というわけではありませんが、お礼をされて嫌な気持ちになる人はいないはずです。

またこの記事で紹介した通り、お礼メールに入社意欲を織り交ぜることで、面接以外の場所でも入社意欲を伝えることができます。

以上を考えると、より内定の確率を上げたい場合は、お礼メールを送った方が良いといえます。

転職面接の日程調整メールのマナーを押さえて評価されるメールを送ろう!

転職活動で評価されるためのメールマナー3選!
  • 返信は24時間以内に返す
  • 返信するメールは本文を残す
  • 改行、段落分けをして見やすい文面にする

今やメールはコミュニケーションのメインツール。メールの内容が選考基準のひとつの要素となることは大いに考えられます。とはいっても特別なことをする必要はありません。

メールの基本フォーマットを守り、上記の3つのマナーを意識すれば、自ずと評価されるメールを送ることができるはずです。

kudou
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ぜひ、この記事で紹介したメールの書き方や例文を参考にしてみてください!