承諾後でも大丈夫！転職の内定を平和に辞退するメール・電話の伝え方！

転職で内定を承諾したら「もう後には引き返せない…」と考えていませんか？実はそんなことはありません。内定を一度承諾した後であっても辞退することは可能です。

しかし、一旦OKを出した内定先に辞退を伝えるのはすごく気が重いもの。

「引き止められて長引くのではないか…」「揉めてしまったらどうしよう…」と不安がよぎり、なかなか言い出せずにいるのではないでしょうか。

そこでこの記事では「平和に内定を辞退する伝え方・タイミング」について、私自身の経験や転職エージェントからのアドバイスなどをもとにまとめました。

伝え方の例文も交えて解説しているので、ぜひ参考にしてみてください。

転職で内定を承諾した後でも辞退はできる

転職で内定を承諾した後でも辞退するころは可能です。しかし、実際に辞退しようとすると、こんな疑問が出てくるのではないでしょうか？

これらの疑問について解決していきます。

内定承諾書とは“辞退可能な労働契約書”

「内定」は、会社から「内定通知書」を受け取り「内定承諾書（誓約書）」を提出した時点で成立します。

法的に言うと「始期付解約権留保付労働契約」が成立した状態を指します。

つまり内定承諾書を提出し「始期付解約権留保付労働契約」が成立した後でも、内定は辞退できるということです。

内定辞退の連絡は入社日の2週間前にはしよう

先述したおり、内定とは入社前ではあるけど労働契約が成立した状態。

就労時の労働契約では「会社を辞める際は2週間前に申し出ること」という民法の規定があります。労働契約である内定も同様、辞退を申し出るのは「2週間前まで」です。

しかし、例外もあります。

例外1：予期せぬ事態の発生

「予期せぬ事態」とは、本人や家族に重病が発覚したり事故に遭ったりした場合などです。このようなやむを得ない事態に関しては、会社からの理解を得られる場合が多いです。

例外2：入社まで2週間を切っての採用

会社側は内定者の入社準備を着々と進めています。辞退の意志を伝えるのが遅くなるほどに、会社が受ける傷は深くなってしまいます。

少しでも傷が浅いうちに、内定辞退を決めたら早急に会社に伝えるべきです。

辞退の連絡は電話で！不在ならメールでもOK

内定辞退の連絡は、まず電話でするのが基本です。しかし、相手が不在の場合など、状況によってはメールでも良い場合もあります。

ここでは「なぜ電話ですべきか」や「メールでもOKな場合」について詳しく解説していきます。

まず電話で伝えるべきである理由

内定辞退の連絡は「まず電話で伝える」ことを強くおすすめします。その理由はこちら。

電話で伝えることをおすすめするのは、内定辞退は急を要する事態であるためです。

内定辞退を伝えるのが遅くなるほど会社への負担は大きくなってしまいます。内定辞退を決意した時点で一刻も早く伝える必要があります。

メールの場合、人によっては確認が大幅に遅れてしまう可能性があります。

さらに恐ろしいのは、メールを見逃されてしまうことです。LINEなどと違い、Eメールでは既読確認ができません。確実に相手に伝わったかどうかを確認する手段は、相手からの返信のみです。

「相手が見逃したのが悪い」といったところで、会社に負担をかけてしまうことには変わりありません。

内定辞退を伝えるなら、”早くて確実”な電話をおすすめします。

メールの連絡でもOKな状況

内定辞退のおすすめの連絡手段は電話とお伝えしましたが、状況によってはメールでも良い場合があります。

メールでもOKな状況1:相手が不在

 

電話がつながるのが遅くなっても、メールを送っておけば「早く伝えようとしていた意志」は伝わります。

メールでもOKな状況2：電話がこわい…

中には気まずさから「ど～～～～～しても電話ができない…」と内定辞退を伝えるのがどんどん遅れてしまう人もいるかもしれません。

そんな人は、まずメールを送ってみてはいかがでしょうか。

大切なのは、会社にいち早く伝えること。もし電話できずに内定辞退の連絡が何日も遅れてしまうようなら、メールだけでも早く送ることをおすすめします。

【例文あり】転職の内定を平和に辞退する電話・メールの伝え方

転職の内定辞退を伝える際は、会社側の不快な思いを少しでも軽減できるように務めなくてはいけません。電話とメールそれぞれ、伝え方のポイントと例文をお伝えします。

電話で内定辞退を伝えるときのポイントと例文

電話で内定辞退を伝えるときのポイント

相手になるべく迷惑にならない時間を考えると、バタバタと落ち着かない「始業直後」「就業前」休憩時間である「お昼時」は避けたいところです。

もし相手が不在だった場合は、折り返してもらうのではなく「自分からかけなおす」と伝えるのがマナーです。

話す内容については、内定辞退の理由を細かく説明する必要はありません。

「検討した結果、他の会社に決めた」という大まかな趣旨だけ伝わればOKです。聞かれないかぎり、会社名などを伝える必要はありません。

そして、なにより大事なことは「内定への感謝」と「辞退への謝罪」を伝えることです。

これらを踏まえ、電話で伝える際の例文をご紹介していきます。お伝えしてきたポイントを意識しながら参考にしてみてください。

例文

メールで内定辞退を伝えるときのポイントと例文

メールで内定辞退を伝えるときのポイント

メールの内容はダラダラと長文にせず、必要な内容をできるだけコンパクトにまとめるようにします。

まず伝えるべきは「結論」です。読み始めてすぐに「内定辞退を伝えるメール」だとわかるように件名と本文冒頭で辞退の意志を伝えます。

理由については電話と同様大まかでOKです。

メールは電話よりも感情が伝わりにくいです。感謝と謝罪の気持ちが会社側に少しでも伝わるよう丁寧に言葉を選びましょう。

例文

参考：転職エージェントを通した内定の辞退方法

担当者に内定辞退したい旨を伝える

転職エージェントを通している場合、内定辞退の意志を伝えるのは企業ではありません。転職エージェントの担当者に伝えます。その後、担当者が企業に内定辞退を伝えてくれます。

担当者に伝える際に重要なことは、退職理由を正直に詳しく伝えることです。

転職エージェントを利用している場合、担当者との意思疎通が大変重要です。担当者に内定辞退の理由をしっかりと伝えておかなければ、また同じ状況を招いてしまうかもしれません。

担当者側も内定辞退の理由を具体的に把握できないと、次の転職先候補の探し方がわからくなってしまいます。

担当者は「辞退の理由」をそのまま企業に伝えることはありません。なので、安心して正直な理由を伝えられます。

参考：複数社から転職内定した場合の辞退方法

もし、第1志望の会社以外から先に内定のお知らせが来た場合、すぐには決断できませんよね？そのような場合は、一度保留してもらうことができます。

保留にしておけば、もし断りたいと思ったときでも内定辞退は回避できます。内定を保留したい時の伝え方のポイントはこちら。

保留の理由を正直に伝える

嘘をつかず正直な理由を伝えることが誠意ある対応です。

例えば、第1志望の会社からの合否がまだ来ていない場合「内定を受けたい気持ちはあるが、他に受けた会社も含めて納得した上で転職先を決めたい」という趣旨を正直に伝えます。

その際に、他の会社が第1志望だということを伝える必要はありません。

保留期間をきっちり設定する

しかし、他社の合否がわかるまでに返答期限を超えてしまう場合は、内定先に「いつまで待ってもらえるか」を確認します。

もし、いつ合否がわかるのかを把握していれば「●日までお待ちいただくことは可能でしょうか？」とこちらから提案することもありです。

1番ダメなのは、期限を設けずに「待ってください」とだけ伝えること。これは内定先の都合を無視していて大変失礼です。

保留させてほしいときは、返答期限を決めて伝えることをおすすめします。

保留期間中も状況報告する

保留期間が1週間以上と長い場合は、状況変化があった際などに報告のメールを送っておくのがおすすめ。

何か動きがあった際、内定先に「今はこのような状況です」とメールを送ると丁寧です。メールを受けた会社は「うちのことをしっかり気にかけてくれている」と感じ、保留中でも良い印象を持ってもらえます。

転職の内定辞退についてのQ＆A

転職の内定をスムーズに辞退するには「誠意」と「スピード」が重要

今回ご紹介した内容をまとめると、平和に転職の内定辞退を伝えるには…

内定辞退で重要なのは、一刻も早く伝える「スピード」と内定をくれた会社に対する「誠意」です。「スピード」と「誠意」さえ持って行動すれば、揉めることはほとんどありません。平和な内定辞退が期待できます。

実際に内定辞退を伝えるときが来た際は、ぜひこの記事の例文などを参考にしてみてください。