転職における履歴書の送付状(添え状)の書き方ガイド【テンプレート付き】

「送付書はすぐに完成させて、履歴書や職務経歴書の作成に集中したい!」と思う一方、

  • 送付状の書き方やマナーを知りたい
  • 送付状って必要なの?
  • 送付状は合否に関係するの?

と悩んでいませんか?

ここでは転職活動で送付状について調べ尽くした私が、以下について紹介します。

  • 添え状のテンプレート
  • 転職で送付状が必要な理由
  • 転職の送付状の基本的な書き方
  • 添え状を作成・送付する際のマナー

takeda
takeda
この記事で紹介する方法を実践すれば、誰でもきっと採用担当者に好印象を与える送付状を作成できますよ!

目次

これさえ真似すれば大丈夫!転職活動の添え状のテンプレート

添え状とは

履歴書や職務経歴書を応募先の企業へ郵送する際に同封する書類。送付状とも呼ばれる。

送付状の書き方をマスターしたらすぐに書き始められるよう、ダウンロードできるテンプレートを用意しました!

送付状は簡潔な内容のビジネス文書として役割が求められます。ただですね。送付状の出来次第では、採用担当者に「この人の履歴書を読んでみたいな」と思わせられるんです。

どこの会社でも通用するような定形文では、他の応募者に埋もれてしまいます。そこで定形文ではなく、アレンジした内容が必要なんです。

つまり、読みやすさに配慮した個性のある添え状がベストです。そのため、ここではアレンジしやすい内容のテンプレートを用意しています。

ぜひ使用してみてくださいね!

>>添え状をダウンロード

あなたは知ってた?転職で送付状が必要なワケは同封書類の中身を知らせるため!

転職活動での送付状の役割
  • 挨拶状としても役割も果たす
  • 履歴書や職務経歴書の内容を補足できる
  • 合否に直接関係する書類ではない

送付状があると、同封書類の中身が簡単に分かります。

採用担当者は採用シーズンに数多くの応募書類を受け取っています。全ての書類を把握するのは難しいですよね?送ったはずの書類が把握されていない可能性もあるんです···。

  • 誰が
  • 誰宛に
  • 何の書類を
  • どれだけの枚数を
  • どんな目的で

しかしですね。送付状があれば、書類の中身や送付された目的が簡単に把握でき、確認作業が管理がかなり楽になります。そのため、書類を取りこぼすミスも減少するんですね。

今進めているやりとりに行き違いがないかも確認できるので、スムーズに転職活動が進みます!

挨拶状としての役割も果たす

ビジネスシーンでモノを渡す場合は、対面で渡すのがベストです。相手先に伺えば、きちんと挨拶ができるためです。

しかしですね。郵送の場合は自分自身が伺うことはできません。そこで、送付状は対面で行うべき挨拶の代わりを担っています。

企業へ書類を郵送する際に、挨拶文である添え状を送るのは社会人として当たり前のビジネスマナーです。

例えば、会社で働くことになれば、上司や取引先への配慮や気配りが必要になりますよね?企業側も周りの人の立場や気持ちを考えて働ける人と仕事がしたいんです。

そのため、送付状を送ることで、社会人として当たり前の振る舞いができると評価されやすいです。

履歴書や職務経歴書の内容を補足できる

基本的には履歴書や職務経歴書でまとめるのが前提です。仕事では制約のある状態で分かりやすく伝える能力も求められるためです。

しかしですね。短めの内容ならアピールポイントを書いても問題はありません。

例えば、職務能力や人間性、会社への思いが分かる短めのストーリーで書きましょう!履歴書や職務経歴書と被らない切り口の違うアピールをすると、尚良いですね。

合否に直接関係する書類ではない

書類選考の審査対象は、あくまで履歴書と職務経歴書です。なので、送付状が直接合否に関係することはありません。

しかし、人気の高い企業の場合は倍率が高く、履歴書を送っても埋もれてしまう可能性があります。

そのため、応募書類がきちんと評価される可能性を上げたいなら、送付書を送っておいて損はないですよ!

【項目別】転職の送付状で抑えておくべき基本的な書き方

【項目別】転職の送付状で抑えておくべき基本的な書き方
  1. 日付はポスト投函日を記入する
  2. 宛先は正式名称+正しい敬称で
  3. 署名の位置は企業名より下に書く
  4. 拝啓と敬具を忘れずに
  5. 文頭に時候の挨拶をつける
  6. 本文は用件を簡潔に伝える
  7. 同封した書類を記載する

送付状はビジネス文書のため、正しい書き方を求められます。

採用担当者の心掴む内容だったとしても、ビジネス文書としてきちんと書けていなければ、良い評価には得られません。

そこで、採用担当者から正当な評価を得るためにも、まずは正しい送付状の書き方をチェックしていきましょう!

以下に送付状の完成形見本を貼っておきます。こちらを参考に作成いただければと思います!▼

※タップして拡大画像を見る

日付はポスト投函日を記入する

日付は必ず右上に年月日を記入します。ビジネス文書に共通するルールのためです。

提出日は「ポスト投函日」です。書類作成日や企業に書類が到着した日と勘違されやすいので、気をつけましょう!

また、年は西暦・和暦でもどちらでも良いので気にする必要はありません。ただですね。他の応募書類とバラバラだと見栄えが悪いですよね?

そのため、西暦・和暦を統一して、日付はポスト投函日を記入することをおすすめします。

宛先は正式名称+正しい敬称で

用紙の左上に正式名称で宛先を書きましょう!名前を略したり、間違えたりすることは失礼にあたるためです。

  • 株式会社や有限会社は(株)(有)と略さない。
  • 株式会社が前につくのか、後につくのか確認する。

宛先に書く項目は、以下の通りです。

  • 応募する企業名
  • 採用担当者の所属部署
  • 採用担当者の名前

採用担当者の名前が分からない場合もありますよね?その場合は無理して調べずに「採用ご担当者様」でOKです。

敬称の付け方
  • 個人を宛先とする場合の敬称は「様」(例:人事部〇〇様)
  • 企業や部署など組織を宛先とする場合は「御中」(例:人事部 御中)

敬称のミスは、社会人としての常識を疑われてしまうかもしれないので、注意してみてくださいね!

署名の位置は企業名より下に書く

上下関係を考えて、企業名より署名は下の位置に、右寄せで記載しましょう!

署名に記載する内容
  • 郵便番号
  • 住所
  • 名前
  • 電話番号
  • メールアドレス

転職活動中は企業からいつ連絡があるか分かりません。そのため、電話番号とメールアドレスは最も連絡がつきやすいものが良いですね!

拝啓と敬具を忘れずに

挨拶状である送付状には、頭語の「拝啓」で書き出し、結語の「敬具」で締めるのが適切です。しかしですね。送付状に不適切な頭語と結語もあるので、注意しましょう!

  • 「前略」「草々」:「前略」は挨拶を省略するので、ビジネス文書に不適切。
  • 「謹啓」「謹白」:挨拶文としてはかしこまり過ぎている。

文頭には時候の挨拶をつける

時候の挨拶とは

慣用的な季節感を表す言葉。頭語の後の前文に用いられる。

時候の言葉は頭語の後に改行して始めるか、1文字空けて続けます。時候の挨拶は月によって言葉が変わるので、確認しておくことをおすすめします。

時候の挨拶
1月 初春の候・初春の候
2月 立春の候・早春の候
3月 春分の候・春陽の候
4月 春暖の候・陽春の候
5月 新緑の候・薫風の候
6月 小夏の候・梅雨の候
7月 盛夏の候・猛暑の候
8月 残暑の候・晩夏の候
9月 初秋の候・新秋の候
10月 仲秋の候・秋晴の候
11月 晩秋の候・向冬の候
12月 師走の候・初冬の候

本文は用件を簡潔に伝える

送付状はかなり重要だ···。と思った方もいますよね。ただですね。メインで審査されるのは、あくまで履歴書と職務経歴書です。

そのため、本文は簡潔で謙虚な内容を心がけましょう!

  • 用件:応募書類を送付する旨/面接機会や内容確認のお願い
  • 志望動機:応募に至った経緯
  • 簡潔な自己PR:募集職種への自分の適性やスキル

自己PRや志望動機は共感や納得が得られる内容を3〜4行を目安に書いてみてください。それ以上は、冗長と判断される可能性があります···。

同封した書類を記載する

結びの言葉の後は、右詰めで「敬具」と締めた後、改行して「記」と記載します。

記とは

記し書きのこと。「下記の書類を添付します」という意味。

最後に同封した書類の内容と枚数を書けば、添え状の完成です。手順通りにやれば、簡単に書ける内容なので、前述したフォーマットを参考に作成してみてくださいね!

印象を左右する!転職の添え状を作成・送付する際のマナー3選!

転職の添え状を作成・送付する際のマナー3選!
  1. 文体は「です・ます」で統一する
  2. 送え状はA4サイズ1枚にまとめる
  3. 送え状は応募書類の一番上に重ねる

添え状は誰でも当たり前にできる基本的なビジネスマナーです。なので、守れなかった場合は評価が下がりやすいポイントでもあります···。

意識すれば、簡単に改善できる内容で印象が悪化するのは避けたいですよね?そこでここでは、守るべき添え状のマナーをお伝えしていきます。

文体は「です・ます」で統一する

相手への礼儀として「です・ます」で統一すべきです。送付状は面識のない採用担当者に送るビジネス文書であるためです。

例えば、採用担当者の気を引くような素晴らしい内容でも、話し言葉や不適切な言葉を使用していた場合、ビジネスパーソンとしては満点とは言えません。

そのため、文体には気をつけてくださいね。

送え状はA4サイズ1枚以内にまとめる

添え状はA4サイズ1枚以内にまとめることをおすすめします。履歴書や職務経歴書と同じサイズの方が採用担当者が扱いやすいため。

ほとんどのビジネス書類はA4サイズで作成されています。また、送付状の役割を考えると、文章の量は1枚程度がベストですね。

  • 作成ツール:Word(横書き)
  • フォント:明朝体やゴシック体

添え状は応募書類の一番上に重ねる

添え状は応募書類の一番上に重ねるのがマナーです。目的である「誰が」「誰宛てに」「何の書類を」「どれだけの枚数を」「どんな目的で」送ったかが分かりやすいためです。

応募書類を入れる順番
  1. 送付状
  2. 履歴書
  3. 職務経歴書
  4. その他必要書類

書類の汚れで評価が悪くなったら不安···。という人もいますよね。クリアファイル+封筒に入れれば、郵送中に折れ曲がったり、雨で濡れたりすることを防げますよ!

送付状は3つ折にせず、そのままの状態で入る「角形2号封筒」を利用しましょう。

採用担当者はここを見ている!送付状で減点されるポイント4つ

送付状で減点されるポイント4つ
  1. 希望条件を提示している
  2. 使い回し感のある定型文
  3. 過剰な長さの自己PR
  4. 過去の経歴の言い訳を書く

送付状の重要性を理解した人ほど、過度に利用をしてしまいがちです。送付状の文章が冗長だと「この人は送付状の目的を理解してないな···。」と評価が下がってしまいます。

そこで、ここでは採用担当者が減点するポイントをお伝えします。

takeda
takeda
減点ポイントを意識すれば、悪い評価が付くことはないので、ここできちんと確認しておきましょう!

希望条件を提示している

年収や労働時間など希望条件は会社選びで大切な点だと思います。しかし、挨拶や同封書類の説明が役割の送付状で、記入する内容としては適切ではありません。

  • 勤務地:関東勤務希望
  • 労働条件:残業月20時間未満希望

希望条件を添え状に書くと「入社してからも要求が多いかも···。」と選考に影響が出る可能性があるためです。

もしも、譲れない条件がある際は、履歴書の「本人希望欄」に記入することをおすすめします!

使い回し感のある定型文

どこの会社でも通用するような定型文のビジネス書のように書くことはやめましょう!送付状は採用担当者に働きかけるチャンスでもあるからです。

倍率の高い企業では応募書類が流し読みされやすい傾向があります。テンプレートを引用した内容の添え状は入社意欲が伝わらず、埋もれてしまうかもしれません。

そこで送付状の内容に工夫や人柄が垣間見える内容があれば、注目度は上がります。注目度が上がれば、履歴書や職務経歴書の内容をきちんと確認されやすいです。

採用担当者が定型文の添え状に抱く印象
  • 使い回し感がある
  • 手を抜いている

採用のプロである担当者には引用が見抜かれる可能性は高いです。結果、ネガティブな印象になり、選考に不利に働きます。

添え状次第で有利にも不利にもなるので、形式的な内容に留めておくのはもったいないですよ!

過剰な長さの自己PR

過剰な自己PRは敬遠されやすいです。添え状の本来の役割は挨拶や同封書類の中身を知らせることだからです。

分量は3〜4行、長くても5行にまとめることがベストですね。長い文章は「添え状の役割を理解していない」「情報をまとめる能力が低い」と判断されてしまいます。

そのため、自己PRは簡潔にまとめることを意識するか、別紙にかくことをおすすめします。

過去の経歴の言い訳を書く

転職で不利になりそうな経歴は、簡潔に説明した方が悪い印象を持たれにくいです。長文で説明すると「よく言い訳する人なのかな」と不安を持たれてしまうためです。

たとえ、次の選考に進めたとしても、面接でも経歴について深堀される可能性が高いです。事前情報があると、説明が言い訳っぽく聞こえやすく、挽回しにくくなります。

そのため、不利な経歴があっても、事実を端的に伝えるのがおすすめです。

転職の送付状の関するQ&A

送付状に馴染みがないと、イレギュラーな状況に対しての判断が難しいですよね。

送付状は合否に直接関係がありません。ただですね。内定獲得の可能性を上げたい人にとっては、深刻な悩みになり得るんです。

そこで転職活動で送付状の対応に迷った際の質問をまとめたので、お伝えしていきます!

面接に応募書類を持参する場合、送付状は提出すべき?

送付状を提出する必要ありません。送付状の目的は、対面での挨拶の代わりを担うことだからです。

採用担当者が目の前にいるのに、書類でも挨拶する必要はありません。さらに対面なら同封されている書類もすぐに把握できるので、必要はありません。

履歴書や添え状など応募書類は手書きがベスト?

PCで作成するのが一般的です。ビジネス文書ではPCでの作成が主流+手書きより時間が短縮できるためです。横書きの履歴書と職務経歴書と統一した方が良いですね。

手書きの場合は添え状作成に時間がかかるので「優先順位を把握できていない」とみなされる可能性があります。

添え状を入れ忘れた時の対処法は?

応募先に報告する必要はなく、そのままで書類選考の結果を待ちましょう。添え状の入れ忘れが原因で選考に落ちることはないためです。

事実、添え状を入れ忘れても、選考突破している人は多いです。

そのため、後から添え状だけ送付しても、添え状の目的を果たせないので意味がありません···。

転職活動で好印象を与える送付状の書き方ノウハウまとめ

転職の添え状を作成・送付する際のマナー3選!
  1. 文体は「です・ます」で統一する
  2. 送え状はA4サイズ1枚にまとめる
  3. 送え状は応募書類の一番上に重ねる

送付状は社会人として、できて当たり前の行為です。なので、書き方とマナーさえ知っていれば、評価が下がることはありません。

しかし、採用担当者は送付状で、

  • 希望条件を提示している
  • 使い回し感のある定型文
  • 過剰な長さの自己PR
  • 過去の経歴の言い訳を書く

これらを減点ポイントとして見ています。

書類選考を突破するためにも、減点されないような送付状をいち早く完成させ、履歴書や職務経歴書の作成に時間を割きましょう!